منصة رقمية لإدارة شؤون الطلاب الوافدين (جامعة بومان موسكو التقنية)

جامعة بومان التقنية الحكومية بموسكو، إحدى أرقى الجامعات الروسية، تستقبل سنويًا طلابًا من جميع أنحاء العالم. سابقًا، كان موظفو إدارة الطلاب الوافدين غارقين في الأوراق: عشرات اللغات، مئات البطاقات الهجرية، التأشيرات، وثائق التأمين، تصاريح الإقامة المؤقتة. كان لكل وثيقة تاريخ انتهاء صلاحية، وأصبحت متابعة كل ذلك يدويًا مهمة شبه مستحيلة. كان بعض الطلاب يفوتون المواعيد النهائية، مما يؤدي لمشاكل في التسجيل الهجري، بينما كان الموظفون يقضون ساعات في البحث عن معلومات متناثرة في مجلدات وجداول إكسل.

كان المطلوب إنشاء نظام رقمي موحد يربط الإدارة بالطلاب في فضاء إلكتروني واحد، ويؤتمت متابعة الوثائق، ويجعل التواصل شفافًا وسريعًا ومريحًا للطرفين.

الحل

قمت بتطوير منصة ويب متكاملة تحتوي على حسابين شخصيين - للموظفين والطلاب - مرتبطين بقاعدة بيانات موحدة ومنطق تفاعل سلس.

حساب الموظف:

قاعدة بيانات موحدة لجميع الطلاب الوافدين مع إمكانية التصفية حسب البلد، الكلية، نوع التأشيرة، حالة المستندات.

تتبع آلي لتواريخ انتهاء صلاحية كل وثيقة (البطاقة الهجرية، التأشيرة، التأمين، إلخ).

نظام إشعارات: قبل أسبوع من انتهاء الوثيقة، ترسل المنصة تذكيرًا تلقائيًا للطالب والموظف.

إنشاء دعوات للقاءات مع ترجمة تلقائية للغة الطالب الأم.

بحث ذكي لإيجاد الطلاب بالاسم، رقم الجواز، تاريخ الوصول، أو حتى تعليق قديم.

أقسام لتحميل صور المستندات، سجل التفاعلات، وملاحظات الدفع.

حساب الطالب:

ملف شخصي بجميع المستندات المرفوعة مع مؤشر لوني لمدة الصلاحية (أخضر ساري، أصفر قريب من الانتهاء، أحمر منتهي).

إمكانية إرسال استفسارات للإدارة (تمديد تأشيرة، طلب شهادة، استفسار عن السكن).

إيصالات إلكترونية: يمكن للطالب تحميل إيصال دفع الرسوم الدراسية أو السكن ليظهر فورًا في حساب الموظف.

محادثة مدمجة مع الموظفين بدون حاجة للمكالمات أو الرسائل الخارجية.

إشعارات عبر البريد الإلكتروني والحساب الشخصي: "وثيقتك تنتهي بعد 7 أيام"، "لديك موعد في 15 مايو الساعة 11:00".

الجانب التقني:

لوحة تحكم سهلة لا تحتاج لمهارات تقنية.

تحديث فوري للبيانات بين الجانبين.

مستوى عالٍ من أمان البيانات الشخصية.

واجهة متجاوبة تعمل على الحواسيب والأجهزة اللوحية.

النتيجة

تنفس موظفو إدارة الطلاب الوافدين الصعداء. فبدلاً من الفوضى، أصبح هناك نظام منظم. وبدلاً من مئات النوافذ المفتوحة، أصبح هناك منصة واحدة مريحة. وبدلاً من التأخير وانتهاء الصلاحية، أصبح هناك تحكم آلي.

انخفاض وقت معالجة الطلب الواحد بنسبة 70%.

اختفاء تام للمستندات منتهية الصلاحية بفضل نظام الإنذار المبكر.

يشعر الطلاب بالرعاية من خلال التذكيرات بلغتهم الأم ومعرفتهم بأن وثائقهم تحت السيطرة.

شفافية في الدفع حيث يتم تسجيل جميع الإيصالات ولا يضيع أي مبلغ.

سهولة في التواصل عبر حل المشكلات داخل المنصة دون مراسلات مطولة.

اليوم، هذه المنصة ليست مجرد قاعدة بيانات، بل هي القلب الرقمي النابض لإدارة الطلاب الوافدين في جامعة بومان. إنها تساعد الموظفين على العمل بهدوء والطلاب على التعلم دون قلق.