مطابقة الفواتير قبل الدفع و مراجعة حسابات الموردين

الملف هو نظام إكسل لمطابقة الفواتير مع أوامر الشراء، يهدف إلى التأكد من صحة الأسعار، اكتشاف أي فروقات مالية، ومنع الأخطاء أو التلاعب قبل اعتماد الفاتورة أو السداد. الملف مصمم ليخدم أقسام الحسابات، المشتريات، والمراجعة المالية.

يتكوّن الملف من ثلاثة شيتات رئيسية، كل شيت له دور واضح في عملية المطابقة والتحليل.

أولًا: شيت أسعار أوامر المشتريات

هذا الشيت مخصص لتسجيل البيانات الرسمية الخاصة بأسعار أوامر الشراء المعتمدة، ويُعد المرجع الأساسي للمقارنة.

يحتوي عادةً على:

رقم أمر الشراء

اسم الصنف أو الخدمة

السعر المتفق عليه

الكمية

إجمالي قيمة أمر الشراء

وظيفته هي تثبيت السعر المعتمد الذي يجب أن تتم المحاسبة عليه، وأي اختلاف عنه يعتبر خطأ أو فرق يحتاج مراجعة.

ثانيًا: شيت أسعار الفاتورة

هذا الشيت مخصص لإدخال البيانات الواردة من فواتير الموردين، ويشمل:

رقم الفاتورة

الصنف أو الخدمة

السعر الموجود في الفاتورة

الكمية المفوترة

إجمالي قيمة الفاتورة

يتم إدخال البيانات كما وردت من المورد دون تعديل، ليتم مقارنتها لاحقًا مع أوامر الشراء.

ثالثًا: شيت الفارق

هذا الشيت هو قلب الملف التحليلي، حيث يتم:

مقارنة سعر كل صنف في الفاتورة بسعره في أمر الشراء

احتساب الفارق تلقائيًا (زيادة أو نقصان)

إظهار الفروقات المالية بشكل واضح

الفارق قد يكون:

صفر → الفاتورة مطابقة 100%

قيمة موجبة → زيادة غير مبررة في الفاتورة

قيمة سالبة → خصم أو اختلاف يحتاج توضيح

هذا الشيت يساعد المحاسب أو المراجع على اتخاذ قرار سريع:

اعتماد الفاتورة

إرجاعها للتصحيح

أو مراجعتها مع المورد

مميزات الملف

تنظيم واضح يفصل بين بيانات الشراء والفواتير

تقليل الأخطاء اليدوية في المراجعة

تسريع عملية التدقيق المالي

مناسب للتعامل مع عدد كبير من الفواتير

قابل للتطوير بإضافة تنبيهات أو تقارير

استخدامات الملف

مطابقة الفواتير قبل الدفع

مراجعة حسابات الموردين

ضبط المصروفات

دعم قرارات المراجعة الداخلية

تجهيز تقارير مالية دقيقة