نظام محاسبه - قسم سندات الصرف
تفاصيل العمل
وصف سند الصرف داخل النظام المحاسبي
يعد سند الصرف أحد العناصر الأساسية في الإدارة المالية داخل النظام المحاسبي، حيث يتم من خلاله تسجيل المبالغ المالية المصروفة إلى الموردين أو الموظفين أو الجهات المختلفة. يتيح النظام إدخال بيانات السند بدقة، وتحديد نوع الصرف وطريقة الدفع، مع ربط السند بالعملية المحاسبية المناسبة وتحديث الأرصدة تلقائياً.
أولاً: إدخال بيانات سند الصرف
يبدأ المستخدم بإنشاء سند صرف جديد عبر إدخال البيانات الأساسية التالية:
- الجهة المستفيدة (مورد – موظف – مستأجر – جهة خارجية)
- الغرض من الصرف أو البيان
- المبلغ المصروف
- تاريخ الصرف
- رقم الفاتورة أو المستند المرتبط (إن وُجد)
- الملاحظات
ثانياً: اختيار طريقة الدفع
يوفر النظام أكثر من طريقة لصرف المبالغ المالية، ويتم تحديد الحقول المطلوبة وفقاً لطريقة الدفع المختارة:
1. الدفع النقدي
- عند اختيار الصرف نقداً:
- يتم إدخال مبلغ الصرف
- يتم خصم المبلغ من صندوق النقدية
- يتم إصدار قيد محاسبي مباشر
2. الدفع عن طريق شيك
- عند صرف مبلغ بواسطة شيك:
- رقم الشيك
- اسم البنك
- فرع البنك
- تاريخ الصرف
- يتم خصم المبلغ من صندوق الشيكات أو حساب البنك المرتبط
3. الدفع عن طريق تحويل بنكي
في حالة التحويل البنكي يتم إدخال:
- اسم البنك
- رقم الحساب المحوَّل منه
- رقم الحساب المحوَّل إليه
- مبلغ التحويل
- تاريخ العملية
- يتم خصم المبلغ من الحساب البنكي المختار
4. الدفع بواسطة بطاقة الائتمان
عند استخدام بطاقة ائتمان لصرف مبالغ مالية:
- مبلغ الصرف
- نوع البطاقة
- آخر أربعة أرقام من البطاقة
- اسم صاحب البطاقة
- اسم البنك
- فرع البنك
- رقم القسيمة (إن وُجد)
- يتم تسجيل عملية الصرف على حساب بطاقة الائتمان ويتم خصمها لاحقاً عند تسوية البطاقة البنكية
ثالثاً: اعتماد السند وربطه محاسبياً
- بعد إدخال كافة بيانات السند:
- يقوم النظام بخصم المبلغ من الصندوق أو الحساب البنكي أو بطاقة الائتمان حسب نوع الدفع
- يتم إصدار قيد يومية محاسبي تلقائي
- يتم تحديث أرصدة الحسابات والأطراف (مورد، موظف…) بشكل دقيق
- يتم ربط سند الصرف بالفواتير أو المستندات ذات الصلة
رابعاً: خدمات إضافية مرتبطة بسند الصرف
1. دعم سندات الصرف المتعددة
- يمكن تقسيم الصرف على عدة دفعات باستخدام أكثر من طريقة دفع، مثل:
- جزء نقدي
- جزء تحويل بنكي
- جزء بالشيك
- ويقوم النظام بتسجيل كل دفعة مع طريقة الدفع المستخدَمة.
2. ربط سند الصرف بالموردين
في حال كان السند موجهاً إلى مورد:
- يتم عرض كافة فواتير المورد
- يُسمح بتحديد الفاتورة المسددة كلياً أو جزئياً
- يتم تحديث رصيد المورد تلقائياً
خامساً: صفحة تفاصيل سند الصرف
يتيح النظام عرض صفحة خاصة لكل سند صرف تحتوي على:
- بيانات السند
- الجهة المستفيدة
- طريقة الدفع
- المبلغ
- تفاصيل الشيك أو التحويل أو البطاقة
- القيود المحاسبية المتعلقة بالسند
- حالة السند (مسدد – تحت المراجعة – ملغي)