تنفيذ نظام Odoo المتكامل لخدمات القوى العاملة (Manpower)، إدارة التوظيف، والمالية لشركة الشيوخ
تفاصيل العمل
1. الهدف والتحدي
كان الهدف هو تحويل العمليات المعقدة والورقية لإدارة التوظيف من مرحلة استقطاب المرشحين إلى مرحلة تسليمهم للعميل، إلى نظام رقمي موحد ومؤمن بالكامل يضمن السرعة والدقة والامتثال للوائح.
التحديات الرئيسية التي تمت معالجتها:
* الأمان وإدارة البيانات: التعامل مع كميات كبيرة من البيانات الشخصية والقانونية الحساسة للعمال والعملاء، وتأمينها.
* مسار التوظيف الطويل: إدارة دورة توظيف شاملة تبدأ من الخارج (جمع السير الذاتية، تتبع حالة العامل) وتنتهي بالتسليم والمالية.
* إدارة المدفوعات المعقدة: الحاجة لنظام يدعم إدارة الأقساط (Installments) وجدولة الدفعات، والتحكم في سياسات استرداد الأموال (Refunds).
* التكامل مع الموقع: ضرورة عرض ملفات العمال (CVs) على الموقع الإلكتروني للعملاء مع إمكانية الحجز المباشر.
2. الحلول ودوري في المشروع ️
قمت بتخصيص نظام Odoo ليتناسب بشكل فريد مع عمليات شركات القوى العاملة:
* بناء مسار توظيف شامل (End-to-End Workflow): تصميم وأتمتة مسار عمل متكامل يغطي جميع مراحل التوظيف، بما في ذلك جمع السير الذاتية، تتبع حالة التأشيرة والسفر، وإدارة المقابلات والاختبارات.
* أمن ومركزية البيانات: تطبيق بروتوكولات أمان متقدمة (Access Control and Encryption) على بيانات العمال والعملاء، وإنشاء قاعدة بيانات مركزية موحدة للملفات القانونية ووثائق العمال.
* التكامل مع الموقع الإلكتروني: دمج نظام Odoo مع الموقع الإلكتروني للسماح بـ نشر ملفات العمال (CVs) وعروضهم، وتمكين العملاء من حجز العاملين عبر البوابة الإلكترونية أو التواصل مع وكيل المبيعات.
* تخصيص نظام المدفوعات: تطبيق وتخصيص وحدتي المحاسبة والمبيعات لدعم آليات دفع الأقساط المرنة للعملاء، وتضمين قواعد معقدة للتحكم في نسب استرداد الأموال آليًا.
* تدريب شامل: تقديم تدريب مكثف للموظفين لضمان التبني الكامل للنظام، خاصة في التعامل مع تدفقات العمل (Workflows) الجديدة للتوظيف والموقع الإلكتروني.
3. النتائج والأثر المحقق
* أمان مُعزز: حماية البيانات الحساسة عبر بروتوكولات أمان على مستوى المؤسسات.
* وضوح العمليات: تحقيق رؤية شاملة وشفافية في جميع مراحل دورة التوظيف، من بلد المنشأ إلى التسليم النهائي.
* تحسين تجربة العميل: إتاحة تصفح ملفات العمال والحجز عبر الإنترنت، مما سرّع من إجراءات التوظيف.
* رقابة مالية دقيقة: أتمتة تتبع الأقساط وإدارة الاسترداد أدت إلى تحكم أفضل في التدفقات النقدية.
* رفع كفاءة الموظفين: اكتساب الموظفين لكفاءة عالية في استخدام النظام، مما قلل من التأخيرات والجهد اليدوي.