تصميم نظام متابعة الميزانية والمصروفات على Excel (قابل للتوسّع)

الملخص التنفيذي

نموذج Excel احترافي لإعداد الميزانية السنوية ومتابعتها شهريًا، مع ضوابط إدخال، لوحات تحكم، وتنبيهات تجاوز الميزانية، وقابلية ربطه لاحقًا بـ ERP.

المشكلة قبل التنفيذ

جداول مبعثرة وصعوبة مراقبة الصرف مقابل الميزانية.

أخطاء إدخال تؤخر التقارير وتسبب تضاربًا في الأرقام.

الهدف

إنشاء أداة مركزية سهلة الاستخدام تُظهر الفارق بين الفعلي والمخطط (Variance) فورًا، وتدعم اتخاذ القرار.

نطاق العمل ودوري

الدور: تحليل المتطلبات، تصميم الهيكل، بناء الصيغ والضوابط، والتدريب.

النطاق: الإيرادات، تكلفة المبيعات، المصاريف التشغيلية، والمصاريف الرأسمالية.

الأدوات والتقنيات

Excel (Data Validation، Pivot، Power Query)

صيغ: SUMIFS، XLOOKUP/INDEX‑MATCH، IFERROR، MONTH/YEAR، EOMONTH

تنسيق شرطي، شرائح (Slicers)، حماية أوراق وكلمات مرور للأقسام الحساسة

المنهجية والخطوات

تصميم الهيكل: جداول رئيسية (حسابات، مراكز تكلفة، شهور).

شاشات إدخال: قوالب مبسطة مع قوائم منسدلة لضمان الدقة.

استيراد الفعلي: زر تحديث (Power Query) لجلب الحركات الشهرية.

حسابات الفوارق: (Actual vs Budget) لكل حساب/مركز تكلفة.

لوحة التحكم: موجز KPI: الالتزام بالميزانية، أكبر 5 تجاوزات، توقع نهاية السنة (Run‑Rate).

تنبيهات: تمييز تلقائي للتجاوز >10% وإشعار بالإجراءات المقترحة.

التوثيق والتدريب: دليل استخدام مختصر + فيديو قصير (اختياري).

المخرجات

ملف Excel جاهز مع أمثلة بيانات افتراضية.

Template ميزانية فارغ لإعادة الاستخدام.

دليل PDF لخطوات التشغيل.

النتائج والأثر (بيانات نموذجية)

تقليل أخطاء الإدخال بما يصل إلى 30%.

خفض زمن إعداد تقرير المتابعة من أسبوع إلى يومين.

رؤية أفضل لتوزيع المصروفات حسب مراكز التكلفة.