أتمتة تنبيهات تجديد العقود باستخدام Microsoft Power Automate

في هذا المشروع، قمت بتصميم وتنفيذ نظام آلي لتنبيه الإدارات المعنية بتجديد العقود قبل موعد انتهائها، باستخدام أداة Microsoft Power Automate المتكاملة مع ملفات Excel وOutlook.

الهدف من النظام هو تقليل الاعتماد على المتابعة اليدوية وتحقيق إدارة أكثر كفاءة للعقود في بيئة عمل سريعة التغير.

يقوم النظام بإرسال تنبيه دوري عبر البريد الإلكتروني يوضح عدد الأيام المتبقية لكل عقد، مع إمكانية إرفاق مقترحات بالموردين البديلين تلقائيًا.

تم تخصيص النظام ليدعم العقود ذات تاريخ انتهاء واضح وكذلك العقود التي تجدد تلقائيًا (Auto-renew).

كما تم تمكين المستخدم من التحكم الكامل في إعدادات التكرار الزمني والجهة المستلمة حسب نوع العقد.

النتائج المحققة:

تقليل زمن إرسال التنبيهات الدورية بنسبة 70% مقارنة بالطريقة اليدوية.

تحسين سرعة الاستجابة من الإدارات المختلفة وتقليل نسبة التأخير في تجديد العقود.

توفير وقت الموظفين المعنيين ومساعدتهم على التركيز في أعمال ذات قيمة أعلى.