نظام الصادر والوارد – لإدارة المعاملات والأرشفة الإلكترونية

نظام الصادر والوارد – لإدارة المعاملات والأرشفة الإلكترونية

نظام ذكي لتنظيم وأرشفة المعاملات الصادرة والواردة داخل المؤسسات

"نظام الصادر والوارد" هو نظام إداري رقمي متكامل يهدف إلى تنظيم دورة حياة المعاملات داخل الجهات الحكومية والخاصة، بدءًا من استلام المعاملة وحتى أرشفتها ومتابعتها، مما يُسهم في تحسين الكفاءة الإدارية، تقليل الهدر الورقي، وضمان تتبع المعاملات بدقة عالية.

أهم ميزات النظام:

أولًا: إدارة المعاملات

تسجيل المعاملات الواردة والصادرة مع أرقام مرجعية تلقائية.

تصنيف المعاملات حسب الجهة، الموضوع، الأولوية، ونوع المستند.

متابعة حالة المعاملة: تحت الإجراء، منتهية، محالة، مؤجلة، إلخ.

إمكانية ربط المعاملة بالموظف المسؤول أو الإدارة المعنية.

️ ثانيًا: الأرشفة الإلكترونية

رفع المستندات المرفقة بأي صيغة (PDF، صور، Word...).

تنظيم الملفات داخل النظام حسب السنوات، الإدارات، أو الجهة المرسلة.

نظام بحث متقدم يمكن من الوصول لأي معاملة أو مرفق خلال ثوانٍ.

دعم الإطلاع والصلاحيات حسب المستخدم أو القسم.

ثالثًا: التحويل والمتابعة

تحويل المعاملات داخليًا بين الإدارات.

تسجيل الملاحظات والإجراءات المتخذة على كل معاملة.

تتبع مسار المعاملة خطوة بخطوة ومعرفة الجهة الحالية المسؤولة عنها.

إرسال إشعارات عند ورود معاملات جديدة أو حلول مواعيد المتابعة.

رابعًا: التقارير والإحصائيات

تقارير بعدد المعاملات حسب القسم، المستخدم، الجهة، أو الحالة.

إحصائيات زمن المعالجة ومؤشرات الأداء.

إمكانية تصدير التقارير إلى Excel وPDF.