مساعد افتراضي و إداري تنفيذي Executive Administrative

المسؤوليات والمهام التفصيلية:

- إدارة المواعيد والاجتماعات:

تنسيق وتنظيم جداول الاجتماعات، المقابلات، والفعاليات الخاصة بالإدارة العليا.

إرسال الدعوات وجدولة الاجتماعات عبر البريد الإلكتروني أو البرامج التنظيمية.

إعداد غرف الاجتماعات وتجهيز الأدوات اللازمة.

- إعداد التقارير والمراسلات:

صياغة وطباعة خطابات رسمية، تقارير، وعروض تقديمية.

إعداد محاضر الاجتماعات وتوزيعها على الأطراف المعنية.

تنسيق التقارير الدورية الشهرية والربع سنوية للإدارة.

- التعامل مع البريد والمكالمات:

استقبال وفرز البريد الوارد والصادر للإدارة.

الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها حسب الأهمية.

استقبال الزوار وتقديم الدعم اللازم لهم.

- إدارة الملفات والسجلات:

حفظ وأرشفة المستندات الهامة إلكترونيًا وورقيًا.

ضمان سرية المعلومات والمستندات الخاصة بالإدارة العليا.

- الدعم الإداري العام:

تنسيق إجراءات السفر والحجوزات (الفنادق، تذاكر الطيران).

تنفيذ طلبات الإدارة الخاصة (مثل تجهيز مستندات، ترجمة وثائق، إعداد جداول بيانات).

دعم عمليات إعداد الميزانية وتقارير المصروفات.

- التواصل الداخلي والخارجي:

التنسيق بين الإدارة العليا وجميع الأقسام.

التعامل مع الموردين والعملاء عند الحاجة.