جرد سنوي لعمليات شراء مختلفة (شراء مباشر - مناقصات محدودة - مناقصات عامة -ممارسات حكومية وخاصة)

1.إعداد محاضر مجلس الإدارة:

•تنسيق الاجتماعات الخاصة بالموافقات الشرائية.

•إعداد وصياغة المحاضر الرسمية التي توثق قرارات الشراء أو الطرح.

•متابعة توقيعات الأعضاء والاحتفاظ بالسجلات.

2.إعداد طلبات الشراء والمواصفات الفنية:

•استقبال وتحليل احتياجات الإدارات.

•صياغة كراسات الشروط والمواصفات بالتنسيق مع الأقسام الفنية.

3.تنفيذ إجراءات الشراء:

•تنفيذ عمليات الشراء المباشر وفق الصلاحيات المحددة.

•طرح المناقصات والممارسات حسب نوع العملية المطلوبة.

•إرسال الدعوات وتنسيق الجلسات (فتح المظاريف، فحص العروض، التقييم الفني والمالي).

4.إعداد محاضر اللجان:

•صياغة محاضر لجنة البت والتقييم الفني والمالي.

•تسجيل واعتماد التوصيات والملاحظات الفنية.

5.إصدار أوامر الشراء والعقود:

•إعداد أوامر الشراء أو العقود للموردين المعتمدين.

•متابعة التوقيعات واعتماد العقود.

6.استلام الفواتير والتدقيق المالي:

•استلام الفواتير من الموردين.

•مراجعة الكميات والأسعار والالتزامات التعاقدية.

•التنسيق مع الإدارة المالية لتدقيق الفواتير.

7.إصدار شيكات الموردين:

•إعداد طلبات الدفع.

•إصدار الشيكات أو تحويلات الموردين.

•توثيق العمليات والأرشفة المالية.

النتائج المحققة:

•تنفيذ عمليات شراء نظامية بشفافية وكفاءة.

•تقليص زمن دورة الشراء من الطلب حتى الدفع.

•تعزيز الالتزام بالأنظمة واللوائح المعتمدة.