اعداد وكتابة كراسات الشروط والمواصفات للمشروعات حسب نظام المنافسات السعودي لرفعها على منصة اعتماد

يُعد مسؤول إعداد وكتابة كراسات الشروط والمواصفات جزءًا أساسيًا من عملية المنافسات الحكومية، حيث يضمن أن الوثائق المعدة متوافقة مع اللوائح والمعايير المعتمدة، وتحقق أعلى مستويات الشفافية والكفاءة في الطرح. وتشمل الاتي:

1️⃣ جمع وتحليل متطلبات المشروع

التنسيق مع الجهات المعنية (الإدارات الفنية، المالية، والقانونية) لفهم تفاصيل المشروع ومتطلباته.

تحليل الاحتياجات الفنية والإدارية للمنافسة لضمان وضوح الشروط والمواصفات.

مراجعة المعايير المحلية والدولية المتعلقة بالمشروع لضمان التوافق مع الأنظمة واللوائح.

2️⃣ إعداد كراسة الشروط والمواصفات الفنية

كتابة وصف تفصيلي للمشروع يتضمن نطاق العمل والأهداف والمخرجات المتوقعة.

تحديد المواصفات الفنية الدقيقة للمنتجات أو الخدمات المطلوبة وفقًا للمعايير المعتمدة.

إدراج الاشتراطات القانونية والتنظيمية لضمان الامتثال للأنظمة الحكومية.

تحديد المؤهلات المطلوبة للموردين والشركات المشاركة في المنافسة.

تحديد فريق العمل المطلوب لتنفيذ الاعمال حسب النطاق

3️⃣ إعداد معايير التقييم والترسية

وضع آليات التقييم الفني والمالي وفق معايير واضحة وعادلة.

تحديد أوزان التقييم لكل عنصر من عناصر العرض الفني والمالي.

تضمين معايير الحد الأدنى للقبول والمتطلبات الإلزامية للمنافسين.

التنسيق مع اللجنة الفنية لضمان أن معايير التقييم تتناسب مع طبيعة المشروع.

4️⃣ إعداد الجداول الزمنية والمتطلبات المالية

تحديد الجدول الزمني لتنفيذ المشروع ومراحل الإنجاز.

وضع شروط الدفع وضمانات التنفيذ (مثل الضمان البنكي، الدفعات المسبقة، وحجز الدفعات النهائية).

توضيح آلية تسليم المنتجات والخدمات والمعايير الخاصة بالجودة والاختبار.

5️⃣ مراجعة الكراسة واعتمادها من الجهات المختصة

مراجعة صياغة الكراسة لضمان وضوحها ودقتها وعدم وجود أي تناقضات.

التأكد من أن الكراسة تتوافق مع نظام المنافسات والمشتريات الحكومية السعودي.

تقديم الكراسة للجهات الرقابية والإدارية للحصول على الموافقات النهائية قبل الطرح.

6️⃣ نشر الكراسة ومتابعة الاستفسارات

تحميل كراسة الشروط والمواصفات على منصة اعتماد والتأكد من جاهزيتها للمنافسة.

متابعة استفسارات الموردين والمنافسين والرد عليها بالتنسيق مع الجهات المختصة.

إصدار التعديلات والإضافات على الكراسة عند الحاجة وفقًا لنظام المنافسات.

7️⃣ دعم لجان فتح العروض والتقييم

تقديم الدعم الفني للجنة فتح العروض ومساعدتهم في تحليل العروض المقدمة.

التأكد من أن العروض متوافقة مع المتطلبات المذكورة في كراسة الشروط.

المساعدة في إعداد التقارير النهائية الخاصة بالتقييم والترسية.

المهارات كمسؤول عن إعداد كراسات الشروط والمواصفات:

معرفة متقدمة بنظام المنافسات والمشتريات الحكومية السعودي.

القدرة على إعداد المواصفات الفنية الدقيقة وفقًا للمعايير المطلوبة.

مهارات تحليلية قوية لفحص احتياجات المشروع وترجمتها إلى متطلبات واضحة.

إتقان اللغة العربية والإنجليزية لضمان دقة الصياغة والمصطلحات القانونية.

مهارات تواصل وتنسيق مع مختلف الإدارات لضمان وضوح المتطلبات والاشتراطات.

أهمية الدور في نجاح المنافسات الحكومية

يُعد إعداد كراسة الشروط والمواصفات أحد أهم مراحل المنافسات الحكومية، حيث يؤثر بشكل مباشر على جودة العروض المقدمة، ومدى تحقيق الأهداف الاستراتيجية للجهة الطالبة. لذا، فإن الدقة والوضوح والالتزام باللوائح هما مفتاح النجاح لهذا الدور.