( تراسل ) برنامج المراسلات الإدارية وإدارة المهام ( برنامج الصادر و الوارد والمهام ) الشبكي.

إن برنامج الإتصالات الإدارية الذي يتضمن شاشات للصادر والوارد، وأرشفة إلكترونية للمستندات، وإدارة المهام والتنبيهات يمثل حلاً متكاملاً لتحسين كفاءة العمل وتبسيط العمليات في المنظمات. من خلال هذه الأدوات، يمكن للمنظمات تحسين إدارة اتصالاتها ومستنداتها بشكل فعال ومرن.

شاشات الصادر

مفهوم شاشات الصادر

شاشات الصادر هي واجهة تمكن المستخدمين من إرسال المستندات والاتصالات الرسمية خارج المنظمة. تشمل هذه الشاشات أدوات لإنشاء الرسائل وتحريرها، وتحديد المستلمين، وتحديد مستويات الأهمية والتتبع.

فوائد شاشات الصادر

زيادة الكفاءة: تقليل الوقت المستغرق في إعداد وإرسال الوثائق.

التتبع والتنظيم: إمكانية متابعة المستندات المرسلة والتحقق من استلامها.

التوثيق: حفظ سجلات كاملة لكل المستندات المرسلة للرجوع إليها عند الحاجة.

شاشات الوارد

مفهوم شاشات الوارد

تمكن شاشات الوارد المستخدمين من استقبال وتصنيف ومعالجة المستندات والاتصالات الواردة إلى المنظمة. تشمل هذه الشاشات أدوات لفرز الرسائل وتحديد أولوياتها وتوزيعها على الأقسام المعنية.

فوائد شاشات الوارد

التنظيم المحكم: تسهيل تصنيف المستندات والرد عليها بسرعة.

التوفير الزمني: تقليل الوقت اللازم لمعالجة البريد الوارد وتوزيعه.

التتبع: إمكانية تتبع المستندات الواردة ومعرفة حالتها وموقعها في النظام.

الأرشفة الإلكترونية للمستندات

مفهوم الأرشفة الإلكترونية

تعد الأرشفة الإلكترونية للمستندات من أهم مكونات برنامج الإتصالات الإدارية، حيث تمكن المستخدمين من حفظ المستندات بشكل رقمي، مما يسهل استرجاعها والبحث فيها.

فوائد الأرشفة الإلكترونية

التخزين الفعال: توفير مساحة مادية والحفاظ على المستندات بشكل آمن.

سهولة الوصول: تمكين المستخدمين من الوصول إلى المستندات بسرعة وبسهولة.

الحفاظ على البيئة: تقليل استخدام الورق والمساهمة في الحفاظ على البيئة.

إدارة المهام والتنبيهات

مفهوم إدارة المهام

إدارة المهام هي عملية تنظيم وتحديد المهام اللازمة لتنفيذ المشاريع أو العمليات اليومية. تشمل الأدوات المستخدمة لإدارة المهام تحديد الأهداف، وتوزيع المهام، ومراقبة تقدم العمل.

التنبيهات

تعمل التنبيهات على إخبار المستخدمين بالأحداث المهمة والمواعيد النهائية، مما يساعد في ضمان تنفيذ المهام في الوقت المحدد.

فوائد إدارة المهام والتنبيهات

تحسين الإنتاجية: ضمان تنفيذ المهام بكفاءة وفي الوقت المناسب.

التنسيق بين الفرق: تعزيز التعاون والتنسيق بين أفراد الفريق.

تقليل الأخطاء: تذكير المستخدمين بالمواعيد النهائية والأحداث المهمة لتجنب النسيان.