انشاء برنامج مأموريات عمل للعاملين بالشركه

خطوات العمل الخاصة بتنفيذ مأموريات العمل للعاملين بالشركة:-

يقوم العاملين بالشركة بتنفيذ معاينات للعملاء للقيام بالتأمين على الممتلكات أو أياً كان نوع التأمين وللبدء في التنفيذ لا بد من القيام بمجموعة من الخطوات للبدء وهي كالتالي:-

1- طباعة ورقة طلب القيام بالمأمورية وتحديد التاريخ والمكان والأساباب إلخ...

2- إرسالها إلى الرئيس المباشر للإعتماد وفي حالة طلب سيارة من الشركة يتم إرسال نسخة أخرى إلى إدارة تشغيل السيارات.

*هذا الإجراء أو الخطوتان السابقتين من الممكن أن يستغرقوا حوالي من (1~2) يوم عمل.

3-بعد الإنتهاء وتنفيذ المأمورية يتم إرسال أصل المأمورية إلى إدارة الأجور والإستحقاقات.

4- تقوم إدارة الأجور بإعداد النموذج الخاص بصرف مستحقات المأمورية يدوياً بالإضافة إلى طباعة جميع المرفقات الخاصة بالمأمورية.

* متوسط عدد الأوراق المطبوعة للمأمورية الواحدة 15 ورقة.

5- يتم طباعة النموذج والمرفقات وإعتمادها من مدير إدارة الأجور والمراجعة ورئيس القطاع.

*متسوط الوقت المستغرق لهذه العملية هو (2 ~ 5) أيام عمل.

6-بعد الطباعة يتم إدخال هذا النموذج على نظام الEXCEL.

7- يتم إرسال النموذج بالمرفقات إلى الإدارة المالية للبدء في التوجيه المحاسبي والصرف.

* متوسط الوقت المستغرق لهذه العملية (2 ~ 5) أيام عمل.

المشكلة :-

1- القيام بإستهلاك عدد أوراق كبير جداً وإهدار الكثير منه نظراً لإن متوسط عدد الماموريات في الشهر هو 500 مأمورية ، متوسط عدد الأوراق المطبوعة للمأمورية الواحدة 15 ورقة أي عدد الأوراق المستهلكة هو 7500 شهرياً و 90000 سنوياً كمتوسط.

2- هذا الكم الكبير من الأوراق يتم الإحتفاظ به لمدة 3 أعوام ومن ثم التخلص منه بإعادة تدويره.

3- عدد أيام العمل المستغرقة من بداية القيام بالمأمورية حتى صرف المستحقات هو (15 ~ 20) يوم عمل.

4- الإحتكاك المباشر بين العاملين والإدارت المعنية للإستفسار عن أسباب تأخر وعدم صرف المأمورية.

الحل:-

1-القيام بتنفيذ نظام إلكتروني محكم لتسهيل عملية تنفيذ المأمورية حتى الصرف يقوم فيه الشخص المنوط بتنفيذ المأمورية بتسجيل الطلب على النظام ويستطيع مراقبة خط سير المأمورية من بداية الطلب حتى الصرف

2- جميع الإعتمادات تتم بشكل إلكتروني.

3-جميع المستندات والمرفقات التي يتم طباعتها يتم رفعها على النظام ويمكن الضطلاع عليها من على النظام مباشرة دون الحاجاة إلى طباعتها تماماً.

النتائج:-

1- توفير نسبة 90% من الأوراق المطبوعة.

2- تقليل عدد أيام العمل المستغرقة بداية من تنفيذ المأمورية حتى الصف بنسبة 65%.