سكرتير إداري وتنفيذي ومسئول موارد بشرية وعلاقات حكومية ومشرف مشاريع

•إدارة عمليات التوظيف: تشمل هذه المهمة جذب المواهب، واختيار المرشحين المناسبين، وإجراء المقابلات، وتقديم عروض العمل، وتنسيق عمليات التعيين.

•تطوير وتنفيذ السياسات والإجراءات الخاصة بالموظفين: القيام بإعداد السياسات والإجراءات المتعلقة بالتوظيف والتعيين وإدارة الأداء، والتقييم والتدريب والتطوير.

•إدارة الأداء والتطوير المهني: القيام بتقييم أداء الموظفين وتقديم التوجيه والتدريب اللازم لتعزيز أدائهم وتطوير مهاراتهم.

•إدارة المكافآت والمزايا: العمل على تحديد وتنفيذ البرامج المناسبة للمكافآت والحوافز والمزايا للموظفين.

•إدارة الشؤون القانونية والعلاقات العمالية: التعامل مع القضايا القانونية المتعلقة بالعمل والعلاقات العمالية مثل الإجازات والاستئنافات والنزاعات.

•الاهتمام بالصحة والسلامة المهنية: القيام بتطبيق سياسات السلامة والصحة المهنية لضمان بيئة عمل آمنة.

•تعزيز الثقافة والرفاهية العامة للموظفين: العمل على تعزيز الروح التعاونية وثقافة العمل الجماعي داخل الشركة وضمان رفاهية الموظفين.

•إدارة الموظفين والتعامل مع القضايا الإدارية: القيام بإدارة الموظفين ومعالجة القضايا الإدارية مثل تنظيم الجداول وإدارة الأداء والانضباط.

•تطوير العلاقات الاستراتيجية مع الشركات الأخرى: القيام بتمثل الشركة في المحافل الخارجية والعمل على تعزيز التعاون مع الجهات الخارجية.

•إدارة التعاقدات: القيام بتجهيز عروض العمل وعقود العمل وإنهاء كافة الإجراءات الخاصة بالتوظيف والاستقدام وتسجيل الموظفين الجدد بكافة القطاعات الحكومية المنوطة بذلك.

•التأمين الطبي: إدارة عمليات التسجيل للموظفين أو الأعضاء المؤمن عليهم في برامج التأمين ومتابعة المطالبات الطبية ومعالجتها بشكل فعال ومراجعة وتقييم العروض المقدمة من شركات التأمين الصحي واختيار الأنسب لتلبية احتياجات المؤمن عليهم.

•ثانياً الاعمال الخاصة بالسكرتارية:

•إدارة المكاتب والمراسلات: تشمل القيام بأعمال الاستقبال والترتيبات اللوجستية للاجتماعات والمواعيد، وإدارة البريد الوارد والصادر والمراسلات الإلكترونية.

•التنسيق والترتيب للاجتماعات والفعاليات: يشمل ذلك حجز القاعات والفنادق، وترتيب النقل، وإعداد الجداول الزمنية للاجتماعات.

•إعداد الوثائق والتقارير: القيام بإعداد ومراجعة الوثائق والتقارير المطلوبة من قبل الإدارة، مثل العروض التقديمية والمذكرات والتقارير الشهرية.

•إدارة المعلومات والسجلات: القيام بإدارة الملفات والوثائق الهامة وضمان تنظيمها وسهولة الوصول إليها عند الحاجة.

•الدعم الإداري للفريق: تقديم الدعم الإداري للفريق مثل ترتيب السفر والإقامة، وإدارة جداول المواعيد والاجتماعات.

•التواصل الداخلي والخارجي: التعامل مع المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني، والرسائل، والزوار والعملاء.

•المساعدة في المشتريات والمخزون: القيام بترتيب عمليات الشراء وإدارة المخزون لضمان توافر المواد واللوازم الضرورية.

•الدعم في الترجمة والتحرير: القيام بترجمة الوثائق أو تحريرها بناءً على الحاجة.

•رابعاً الأعمال الخاصة بالعلاقات الحكومية:

•البحث والمتابعة القانونية: القيام بمتابعة التطورات القانونية والتشريعية المتعلقة بالشركة عبر المنصات والمواقع الإلكترونية الحكومية، وتقديم تقارير دورية حول القوانين والتعليمات الجديدة ومتابعة التحديثات على قوانين وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية والمؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية ووزارة التجارة والاستثمار ومعظم القطاعات والوزارات الحكومية.

•التواصل مع الجهات الحكومية: القيام بالتواصل الرقمي مع الجهات الحكومية المختلفة، سواء عبر البريد الإلكتروني أو الوسائل الاجتماعية أو المنصات والمواقع الإلكترونية الأخرى.

•تقديم الطلبات والمستندات الرسمية: القيام بتقديم الطلبات والمستندات الرسمية إلى الجهات الحكومية عبر المنصات التابعة لكل جهة، ومتابعة سير المعاملات والاستفسارات.

•متابعة المشاريع الحكومية: القيام بمتابعة المشاريع الخاصة بالجهات الحكومية التي تتبع للشركة، وضمان التوافق والامتثال للمتطلبات الفنية والقانونية والتشريعات.

•إدارة الشؤون القانونية والتنظيمية: القيام بتحليل القوانين والتشريعات وتقديم النصائح والارشادات للإدارة بشأن التوجيهات القانونية والتنظيمية الخاصة بوزارة التجارة ووزارة العمل والتأمينات الاجتماعية وغيرها من القطاعات الحكومية.

•متابعة المناقصات والعطاءات: متابعة الفرص والمناقصات الحكومية عبر المنصات المختلفة والمساعدة في تحضير وتقديم العطاءات وعروض الأسعار.

•إدارة العلاقات العامة: المساهمة في تحسين وتعزيز العلاقات العامة مع الجهات الحكومية عبر الوسائل الرقمية، والعمل على بناء شراكات استراتيجية.

•تقديم التقارير والمعلومات الاستراتيجية: القيام بإعداد التقارير والمعلومات الاستراتيجية للإدارة تتعلق بالعلاقات الحكومية وتأثيرها على أنشطة الشركة.

•التعليم والتوعية بالسياسات الحكومية: القيام بتوعية وتثقيف الفريق داخل الشركة حول السياسات والإجراءات الحكومية المتعلقة بالأعمال عبر الإنترنت.

•المنصات الحكومية: القيام بالعمل على المواقع والمنصات الحكومية المختلفة مثل منصة مقيم وتم ومُدد والتأمينات الاجتماعية وقوى وكافة المنصات الأخرى التي لها علاقة مباشرة بالموظفين بالشركة.

رابعاً الأعمال الخاصة بالإشراف على المشاريع:

•الإشراف الإداري لمشروع وزارة الشئون البلدية والقروية التابع لأمانة منطقة نجران (مشروع تنفيذ خدمات الدراسات والاشراف للأمانة والبلديات التابعة المرحلة الخاصة بالإدارة العامة لتنفيذ المشاريع) للفترة من 13/07/2014م إلى 15/10/2019م.

•تنظيم المشاريع: القيام بوضع خطط وجداول زمنية للمشاريع وتعيين الموارد اللازمة لتنفيذها بنجاح، ويضمن تنفيذها بطريقة منظمة وفعالة.

•إدارة المعلومات والوثائق: إدارة وثائق المشروع والمعلومات المتعلقة به، مثل العقود، والتقارير، والاتصالات الداخلية والخارجية، لضمان توفرها وسلامتها.

•التواصل والتنسيق: نقطة الاتصال الرئيسية لأعضاء الفريق والجهات الخارجية المعنية، وينسق الجهود بين أفراد الفريق لتحقيق تسلسل العمل والتعاون الفعّال.

•متابعة تقدم المشروع: القيام بمراقبة تقدم المشروع وتحديث الجداول الزمنية والتقارير اللازمة لتقييم الأداء واتخاذ القرارات اللازمة.

•إدارة الموارد البشرية: القيام بتوجيه وإدارة أعضاء الفريق فيما يتعلق بالمهام والمواعيد النهائية وضمان تحقيق الأداء المطلوب.

•تقييم الأداء: يشارك في تقييم أداء الفريق ويقدم تحليلات لتحسين أداء المشروعات المستقبلية.

•متابعة التحصيل: ومتابعة المستخلصات المالية والتحصيل.