ارشيف إلكتروني

1. نبذة عن البرنامج

تُعدّ المعاملات الورقية والروتين اليدوي في وقتنا المعاصر نوعاً من المشكلات التي تتسبب في تعطيل عجلة التنمية وإبطاء مستوى الأداء. استخدام التكنولوجيا المعاصرة يُعتبر كحل وبديل للمعاملات اليدوية والتي بدروها توفر طريقة سريعة ودقيقة للوصول إلى البيانات وسهولة إدارتها.

كما هو معلوم أن نظام الأرشفة يُعد من النظم المهمة في أي مؤسسة. وإدارة هذا النظام بشكل يدوي بات من الصعوبة بمكان بسبب العدد الهائل والضخم من الوثائق التي يتم تداولها. باستخدام النظام الإلكتروني للأرشفة يمكن ضمان أمان المستندات وسهولة إدارتها. فهذا النظام يهدف إلى:

1.أرشفة المستندات والمعاملات بنظام إلكتروني والذي يعني إمكانية نسخ وفهرسة المستندات.

2.حفظ وتأمين المستندات من الفقدان والتلف.

3.سهولة إدارة الوثائق.

4.عملية البحث عن الوثائق في أسرع وقت وأقل جهد.

5.سهولة إدارة المستفيدين من النظام.

2. وظائف البرنامج

يقوم البرنامج بالوظائف التالية:

1.البحث.

2.التزويد.

3.إعداد التقارير.

4.إدارة المستخدمين.

1. البحث.

من خلال البرنامج يمكننا أن نقوم بالبحث عن بيانات الفواتير والمعاملات وكذلك مصادر المستندات.

يتم البحث عن المستندات من خلال المعلومات التالية:

رقم المستند.

عنوان المستند.

نوع المستند.

مصدر المستند.

تاريخ إضافة المستند.

يتم البحث عن مصادر المستندات من خلال المعلومات التالية:

رقم المصدر.

اسم المصدر.

رقم المستند.

2. التزويد (إضافة المستندات)

من خلال البرنامج يمكننا إدارة الوثائق من إضافة وتعديل وحذف. ولإضافة المستندات نستخدم البيانات التالية:

رقم المستند.

نوع المستند.

مصدر المستند.

الفرع.( ويأخذ عن طريق الاختيار من خلال اضافته سابقا عند اعداد وتهيئة النظام)

رقم الأرشيف.

رقم الرف.

صورة ضوئية للمستند.ملاحظه(قد يكون الملف من نوع : ملف ورد , او ملف اكسل , او ملف PDF ,او صوره ,او عن طريق الماسح الضوئي سكنر )

اسم الموظف. (اليا يؤحذ من مستخدم الدخول)

3. إعداد التقارير

يقوم البرنامج بإعداد التقارير التالية:

حالة المستندات.

المستندات الخاصة بجهة معينة.

المستندات الخاصة بمكان الحفظ.

المستندات المدخلة من موظف معين.

المستندات المدخلة بتاريخ معين.

أماكن حفظ المستندات.

مصادر المستندات.

إمكانية إضافة تقارير أخرى.

4. إدارة المستخدمين

يوفر البرنامج إمكانية إدارة المستخدمين للنظام والصلاحيات المعطاة لهم. حيث يقوم البرنامج بالآتي:

إضافة موظف.

تحديد الصلاحية.

الصلاحيات تنقسم إلى نوعين:

1-الصلاحيات المحلية: وتعني صلاحية إدارة المستندات داخل الفرع الواحد. وإدارة المستندات تتضمن: الإضافة – التعديل – الحذف.

2-الصلاحيات العامة: وتعني صلاحية الوصول للمستندات داخل وخارج الفرع.

3. مميزات البرنامج.

يتميز البرنامج بالأمور التالية:

يتم تشغيل البرنامج عبر قاعدة بيانات موحدة.

جميع الفروع ترتبط بقاعدة البيانات بواسطة شبكة.

استخدام نظام تشفير لصور المستندات.

نظام أمني يسمح للمصرح لهم فقط بالدخول للبرنامج والعمل حسب التصريح المعطى للمستخدم.

وجود مسئول للنظام مهمته إدارة عمليات البرنامج والصلاحيات.