نظام قطاع الاستثمار (Investment Sector System)

مقدمـــــــــة:

مع التزايد المستمر في حجم المؤسسات وما تحتوي عليه من مستندات ووثائق كثيرة، ورغبتها في تنظيم مستنداتها بطريقة آلية توفر كثيرا من الجهد والوقت والمال وتضمن الحفاظ عليها وسرعة البحث عن بيانات الشركات والفرص وأرشفة جميع أنواع الوثائق بمختلف الأحجام كالوثائق الورقية والملفات الإلكترونية,,, ظهرت الحاجة إلى نظام قطاع الاستثمار بدلا عن الارشفة اليدوية ,, وهي حلاً متكاملاً لإدارة وأرشفة الوثائق حيث يتيح البرنامج لمستخدميه إدخال وفهرسة وتنظيم واسترجاع مختلف أنواع الوثائق وتحو يلها إلى وثائق إلكترونية مفهرسة على جهاز الحاسوب وسهولة البحث والطباعة عن أي شركة او فرصة استثمارية متاحة يتم مناقشتها بين أعضاء مجلس الإدارة ومصير كل شركة وتسجيل كل معلومات الشركات والقطاعات ودعم المرفقات التي تخص كل شركة او قطاع استثماري. ومن خلال استخدام هذا النظام تنعم بالأمان والثقة المطلقة بأن جميع الأوراق والسندات والمرفقات والاعتمادات البنكية وغيرها موجودة بأمان وخلال مدة قصيرة يمكنك الوصول الى ما تحتاجه هذا هو الرخاء المطلوب من التقنية وتوفير الوقت والتكلفة.

المميزات:

-تسهيل الانتقال الى ادارة بلا اوراق والحفاظ على البيئة الخضراء داخل المؤسسة.

-تسجيل جميع بيانات الشركة ومعلوماتها والوثائق العادية والرسمية وحفظها وترتيبها بشكل متطور.

-أرشفة جميع أنواع الوثائق بمختلف الأحجام كالوثائق الورقية والملفات الإلكترونية.

-السرعة الفائقة في البحث عن المعلومات المطلوبة ومعالجتها بسهولة تامة.

-التوفير المالي على المدي البعيد نظرا لتدني كلفة وحدات التخزين الإلكترونية مقارنة بتكلفة الطرق التقليدية في التخزين.

-عدم إمكانية ضياع أو فقدان الوثائق والمعلومات بعمل نسخ احتياطية.

-سهولة استخدام البرنامج وتطبيقاته.

-توفير كل أنواع التقارير المتعلقة بطبيعة العمل.

-قاعدة بيانات نظام قطاع الاستثمار هي المصدر الأساسي لحفظ واسترجاع أي بيانات ومعلومات عن الوثائق.

-سحب المرفقات والأوراق التابعة للمعاملة عن طريق السكانر أو الماسح الضوئي وحفظها داخل البرنامج.

-السرية والأمان عند استخدام النظام حيث يطبق النظام اعلي معايير الأمان وسلامة البيانات والمستندات وعدم الوصول إليها إلا عبر المستخدمين المخول لهم الدخول والتعامل مع المستندات مع تقديم تقارير عن المستخدمين ودخولهم للنظام.

مميزات نظام قطاع الاستثمار

البرنامج ينقسم إلى عدة أجزاء:-

1- الشركات:

1-تسجيل جميع معلومات وبيانات الشركة والوثائق العادية أو العاجلة وحفظها وترتيبها بشكل متطور.

2-تسجيل جميع بيانات فروع الشركة.

3-تسجيل بيانات رؤية ورسالة واهداف الشركة.

4-تسجيل جميع بيانات الماركات التجارية للشركة وطبيعتها.

5-تسجيل بيانات الشركات التابعة.

6-تسجيل بيانات الشراكة للشركة واضافة المرفقات الرسمية من ( عقد التأسيس - نوعية النظام الاساسي – راس المال – راس المال المدفوع – صلاحية التعيين – طريقة المشاركة – احقية الشركة لتعيين المناصب).

7-تسجيل بيانات الشركاء (اسم الشريك – حصة الشريك – نوع الحصة – مبلغ حصة الشريك – نسبة الشريك – ملاحظات أخرى)

8-تسجيل البيانات المالية للشركة والميزانية العمومية وتحديد عدد السنوات المنجزة (سنة الميزانية – حالة الميزانية – حالة النشاط – اسم المكتب القانوني – مبلغ الربح/ الخسارة – حالة توزيع الأرباح – مبلغ الأرباح الموزعة)

9-إضافة مرفقات وتسجيل البيانات الإدارية للشركة (حالة الشركة – طريقة الإدارة – اسم عضو الجمعية العمومي – تاريخ التعيين – صورة القرار ) مع دعم تسجيل أسماء أعضاء مجلس الإدارة السابقين من (اسم العضو – تاريخ التعيين – بيانات العضو – تلفون العضو – ملاحظات – منتهي – إضافة صورة قرار التعيين).

10-تسجيل وارشفة محاضر الاجتماعات الدورية للشركة (رقم محضر الاجتماع , تاريخ الاجتماع , نوع المحضر , عدد أعضاء الحضور , حالة الحضور , الأعضاء الغائبين , جدول الاعمال , ابرز قرارات الاجتماع , إضافة صورة محضر الاجتماع بعد التوقيع , ملاحظات أخرى)

11-سحب المرفقات والأوراق المهمة والرسمية التابعة للشركات عن طريق السكانر أو الماسح الضوئي وحفظها داخل البرنامج.

- يتيح البرنامج استخراج كافة التقارير التي تلبى احتياجات المؤسسة كذلك البرنامج يقوم بترقيم آلي للشركات مع تدوين تاريخها آليا.

12-البحث والطباعة حسب اختيار المستخدم مع طباعتها اجمالا او تفصيلا .

13-طباعة تقرير نواقص وثائق الشركات من عقد التأسيس والنظام ..الخ

2- الفرص:

1-تسجيل وتدوين الفرص الاستثمارية الممكن مناقشتها ودراستها دراسة كاملة من قبل الأعضاء والتي يمكن ان تكون كشركة بعد اغلاق ملف الفرصة الاستثمارية والتي يتم تدوين بياناتها كالتالي (رقم الفرصة , اسم الفرصة , القطاع , النطاق الجغرافي , المنتجات , وصف المشروع , حالة المشروع , نسبة الإنجاز , موعد التشغيل , الفئة المستهدفة , فرص العمل التي سيوفرها المشروع , التكلفة الاستثمارية , العائد على الاستثمار , فترة الاسترداد , صافي القيمة الحالية , متوسط صافي الربح , فكرة الاستثمار , ملاحظات أخرى , تم اغلاق الفرصة).

2-تسجيل اهداف المشروع ومميزاته واليه التشغيل.

3-البحث وطباعة التقرير حسب اختيار المستخدم مع طباعتها اجمالا او تفصيلا.

من خصائص وإمكانيات ودعم البرنامج :

1-النظام يحل محل الأعمال اليدوية لتوفير الوقت والجهد والتكلفة.

2-البرنامج يدعم العمل على قاعدة بيانات oracle أو SqlServer أو Access.

3-دعم جميع أنواع الماسحات الضوئية TWAIN.

4-قابلية النظام للتعامل مع الملفات الإلكترونية (مايكروسوفت وورد, اكسل ...... الخ(

5-دعم البرنامج لأي نوع من الملفات:jpg , docx , GIF ... etc.

6-مرونة وسهولة في التسجيل والحفظ والبحث.

7-ظهور احصائية المعاملات حسب صلاحيات المستخدم الممنوحة له.

8-البحث بمعايير متعددة للوصول إلى المعاملة وكافة ملحقاتها

9-يدعم البرنامج بترقيم المعاملات آليا في الخطاب إثناء الطباعة مع تدوين تاريخها اليا بدون تدخل المستخدم.

10-إمكانية اختيار طريقة تخزين الوثائق ضمن نوعين:

a.تخزين الوثائق داخل قاعدة البيانات نفسها.

b.تخزين الوثائق داخل مجلد مستقل .

11-إمكانية استخدام الماسح الضوئي بحيث:

a.سحب إي وثيقة بشكل منفرد.

b.دعم السحب المتعدد للوثائق.

12-إمكانية إضافة كامل البيانات التي تخص الوثيقة بعد إضافتها للبرنامج.

13-إمكانية إضافة وثيقة جديدة لأي وثيقة موجودة مسبقا.

14-إمكانية إضافة مرفقات خاصة بأي وثيقة كملفات أيضا بحيث تستطيع استعراض و

التعامل مع المرفقات.

15-تقرير يومي بما تم ترحيله من المعاملات بشكل يومي.

16-استخدام البحث المحدد و الغير محدد.

17-إمكانية الاستعلام و البحث عن إي وثيقة وفق إي معيار من البيانات التي تم

استخدامها في الإدخال.

18-الاستعلام عن بيانات الشركة او الفرصة الواحدة.

19-الاستعلام و البحث عن التنبيهات المختلفة التي تمت على الوثائق المختلفة.

20-الاستعلام عن مدخل المعاملة ومن أجرى التعديل عليها.

21-الاستعلام عن تاريخ ووقت انشاء المعاملة وتاريخ ووقت التعديل على المعاملة.

22-إمكانية اغلاق ملف المعاملة ولا يمكن التعديل عليها بعد الاغلاق الا من قبل الادمن.

23-دعم موضوع تحديد الصلاحيات بين إفراد المؤسسة كل حسب موقعة.

24-إمكانية عمل نسخ احتياطي لقاعدة البيانات مع إمكانية استرداد القاعدة.

25-استخدام أكثر من عدة تقرير تفصيلي و بياني مع إمكانية دعم إرسال إي من هذه

التقارير عبر البريد الالكتروني.

26-دعم فتح سنة جديدة وإقفال السنة الحالية.

27-الحفاظ على سرية وسلامة المعلومات.

28-تطبيق النظام بما يتطلبه من اختبار وتصحيح ومراجعة للبيانات.

29-سهولة ودقة الحصول على التقارير.

30-يعمل البرنامج بنظام صلاحيات المستخدمين

31-إمكانية إضافة مستخدمين للبرنامج وتحديد النوافذ المتاحة لهم ومنعها عنهم

32-إمكانية إضافة أكثر من مسؤول يستطيع العمل على البرنامج كاملاً

33-جميع التقارير وكشوف التسليم بها مكان مخصص لرأسية التقرير بها اسم الإدارة

ومعلوماتها وادراج اسم مدير الادارة والمختص في ذيل الصفحة .

34-الأرشفة المباشرة (اليدوية)من قبل المستخدم للملفات بجميع أنواعها بغض النظر عن نوعها أو موقعها بالجهاز أو من الماسح الضوئي أو وسائل وأقراص التخزين والحفظ وتخزينها في الأرشيف في الموقع المراد والذي يحدده المستخدم.

35- تقليل عدد الدفاتر المستخدمة لمتابعة المعاملة.

36- المحافظة على سرية بيانات المعاملات و ذلك عن طريق منح الإدارات خصوصية التعامل مع المعاملات الخاصة بها فقط.

37- الحصول على تقارير تفيد الإدارة العليا في اتخاذ القرار.

38- القدرة على الاحتفاظ بحجم كبير من البيانات.