إنشاء نظام متابعة الصيانة الوقائية باستخدام Excel وOneDrive مع تصميم لوحة المؤشرات على Power BI

إنشاء نظام متابعة الصيانة الوقائية باستخدام Excel وOneDrive مع تصميم لوحة المؤشرات على Power BI

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،

نرغب في إنشاء نظام متابعة باستخدام ملفات Microsoft Excel مرتبطة عبر Microsoft OneDrive بحيث يتم إدخال بيانات التنفيذ من قبل المقاولين ومراجعتها واعتمادها من قبل المراقبين، ثم تجميعها تلقائيًا في ملف رئيسي يُستخدم كمصدر بيانات مركزي للتحليل.

على أن يتم تصميم لوحة المؤشرات والتحليلات التشغيلية باستخدام Power BI اعتمادًا على بيانات النظام.

سيتم تطبيق النظام على:

عدد 13 عقد تشغيل وصيانة تشمل 209 مسجد موزعة على العقود بشكل غير متساوٍ.

أهداف النظام

يهدف النظام إلى:

• تنظيم إدخال بيانات الصيانة الوقائية

• متابعة التنفيذ شهريًا

• قياس نسب الإنجاز بدقة

• تحديد المهام المتأخرة

• دعم متابعة المراقبين

• إنشاء قاعدة بيانات تشغيلية مركزية

• إعداد نموذج بيانات تحليلي جاهز للربط مع Power BI

• تصميم لوحة مؤشرات تفاعلية على Power BI

أولاً: مكونات النظام

يتكون النظام من ثلاثة أجزاء رئيسية:

1) ملفات العقود (Excel) يوضع على OneDrive

عدد 13 ملف Excel يمثل كل ملف عقد تشغيل وصيانة مستقل.

مثال:

• عقد رقم 01

• عقد رقم 02

• عقد رقم 03

يستخدم لإدخال بيانات التنفيذ من قبل المقاول واعتمادها من قبل المراقب.

ويحتوي كل ملف على:

• قائمة المساجد التابعة للعقد

• جدول مهام الصيانة الوقائية

• نموذج إدخال بيانات التنفيذ

• نموذج اعتماد المراقب

• ملخص أداء العقد

2) الملف الرئيسي (Master File – Excel)

يوضع على OneDrive ويستخدم كمصدر بيانات مركزي للنظام.

ويحتوي على:

• قاعدة بيانات مجمعة من جميع العقود

• جدول التنفيذ المركزي

• الجداول المرجعية

• بيانات المساجد

• بيانات المهام

• بيانات العقود

• جدول التقويم الزمني

ويتم استخدامه كمصدر بيانات مباشر لربط Power BI.

3) لوحة المؤشرات (Power BI Dashboard)

يتم تصميم لوحة تحكم احترافية على Power BI تعتمد مباشرة على الملف الرئيسي.

وتشمل:

• مؤشرات الأداء العامة

• نسب الإنجاز

• تحليل التأخير

• تحليل الأداء حسب العقد

• تحليل الأداء حسب المسجد

• تحليل الأداء حسب المهمة

• تحليل الأداء الزمني

ثانياً: قاعدة بيانات المساجد

تشمل:

• رقم المسجد

• اسم المسجد

• العقد المرتبط

• المحور

• اسم المقاول

• اسم المراقب

• الحالة التشغيلية (نشط / مغلق / خارج الخدمة)

• عدد المهام السنوية المجدولة

ثالثاً: مهام الصيانة الوقائية

يتضمن النظام جدول مهام يحتوي على نحو 25 مهمة مثل:

• رش دورات المياه بالمبيدات

• رش المبيدات حول المسجد

• قص الأشجار

• تنظيف الأسطح

• فحص الصرف الصحي

• تنظيف وحدات التكييف

• صيانة السخانات

• تنظيف خزانات المياه

• التحليل المخبري للمياه

• جلي الأرضيات

• التسميد الزراعي

ويجب أن تكون المهام:

• قابلة للإضافة

• قابلة للتعديل

• قابلة للحذف

• مرتبطة بالتكرار الزمني

رابعاً: آلية إدخال بيانات التنفيذ

يقوم المقاول بإدخال:

• اسم المسجد

• اسم المهمة

• تاريخ التنفيذ

• حالة التنفيذ

وتكون حالات التنفيذ:

• منفذ

• غير منفذ

• منفذ جزئيًا

• لا ينطبق

وفي حالة اختيار لا ينطبق:

• تستبعد المهمة من نسبة الإنجاز

• تستبعد من التقارير

• لا تعتبر مهمة متأخرة

• لا تؤثر على تقييم الأداء

كما يشمل الإدخال:

• اسم المنفذ

• ملاحظات

• رابط الصور (اختياري)

• تاريخ الإدخال

خامساً: مراجعة واعتماد البيانات

يقوم المراقب بـ:

• اعتماد التنفيذ

• رفض التنفيذ

• إعادة المهمة للتعديل

• اعتماد حالة لا ينطبق

ولا يتم احتساب أي مهمة ضمن نسبة الإنجاز إلا بعد الاعتماد.

سادساً: آلية تجميع البيانات

يقوم الملف الرئيسي بقراءة البيانات تلقائيًا من جميع ملفات العقود باستخدام Power Query عبر OneDrive.

ويتم استخدام البيانات الناتجة كمصدر مباشر لـ Power BI.

سابعاً: الهيكل الداخلي لكل ملف عقد

يتضمن الشيتات التالية:

الرئيسية

بيانات_العقد

المساجد

مهام_الصيانة

الخطة_السنوية

إدخال_التنفيذ

اعتماد_المراقب

المهام_المتأخرة

ملخص_العقد

القوائم

دليل_الاستخدام

ويجب توحيد أسماء الشيتات في جميع الملفات.

ثامناً: صلاحيات المستخدمين

صلاحيات المقاول

يسمح له:

• إدخال بيانات التنفيذ

• تعديل البيانات قبل الاعتماد

• إضافة الملاحظات والصور

ولا يسمح له:

• تعديل المعادلات

• تعديل القوائم

• تعديل التقارير

صلاحيات المراقب

يسمح له:

• اعتماد التنفيذ

• رفض التنفيذ

• اعتماد حالة لا ينطبق

• إضافة الملاحظات

صلاحيات الإدارة

يسمح لها:

• تعديل المهام

• تعديل المساجد

• إضافة بيانات جديدة

• استخراج التقارير

• إدارة النظام بالكامل

تاسعاً: نموذج البيانات التحليلي المطلوب (لـ Power BI)

يجب إنشاء جدول مركزي باسم:

PM_Execution_Log

ويحتوي على:

رقم العقد

اسم العقد

رقم المسجد

اسم المسجد

رقم المهمة

اسم المهمة

تصنيف المهمة

التكرار

الشهر

السنة

تاريخ التنفيذ

حالة التنفيذ

حالة الاعتماد

حالة الانطباق

اسم المراقب

اسم المنفذ

تاريخ الإدخال

عاشراً: الجداول المرجعية المطلوبة

Mosques_List

Contracts_List

Tasks_List

Calendar_Table

حادي عشر: لوحة المؤشرات المطلوبة على Power BI

يجب تصميم Dashboard تفاعلية تشمل:

• إجمالي عدد المساجد

• إجمالي المهام المجدولة

• عدد المهام المنفذة

• عدد المهام غير المنفذة

• عدد المهام المستثناة (لا ينطبق)

• عدد المهام المتأخرة

• نسبة الإنجاز العامة

• نسبة الإنجاز لكل عقد

• نسبة الإنجاز لكل مسجد

• نسبة الإنجاز لكل مهمة

• نسبة الإنجاز الشهرية

• تحليل الأداء السنوي

• مقارنة الأداء بين العقود

• اتجاه الأداء عبر الزمن

• مؤشرات الأداء الخاصة بالمراقبين

ثاني عشر: معادلة احتساب نسبة الإنجاز

يجب احتساب نسبة الإنجاز وفق المعادلة التالية:

نسبة الإنجاز =عدد المهام المعتمدة وفق الجدول الزمني (التكرار) ÷(عدد المهام المجدولة − المهام غير المنطبقة)

ولا يسمح باستخدام معادلة مختلفة.

ثالث عشر: المخرجات المطلوبة من المنفذ

1. عدد 13 ملف Excel للعقود

2. ملف Excel رئيسي كمصدر بيانات مركزي

3. نموذج بيانات تحليلي جاهز للربط مع Power BI

4. جدول PM_Execution_Log

5. الجداول المرجعية

6. لوحة مؤشرات تفاعلية على Power BI

7. ربط النظام عبر OneDrive

8. دليل استخدام النظام للمستخدمين

رابع عشر: ملكية النظام وفتح المصدر وإمكانية التعديل

يشترط أن تكون جميع ملفات النظام مفتوحة المصدر بالكامل وقابلة للتعديل من قبل الجهة المالكة دون الحاجة للرجوع إلى المنفذ مستقبلاً.

ويشمل ذلك:

• تسليم جميع ملفات Excel بدون حماية تمنع التعديل الفني

• تسليم ملفات Power BI بصيغة PBIX الأصلية

• عدم استخدام إضافات مدفوعة أو أدوات خارجية تتطلب اشتراكات

• عدم استخدام أكواد مغلقة أو مشفّرة (VBA أو Power Query أو DAX)

• توثيق المعادلات وعلاقات الجداول واستعلامات Power Query ومقاييس Power BI

كما يحق للجهة المالكة:

• تعديل الجداول والمعادلات وهيكل البيانات

• إضافة مهام أو عقود جديدة

• تعديل تقارير Power BI

• تطوير النظام لاحقًا داخليًا دون الرجوع إلى المنفذ

تسليم نسخة المطور (Developer Version)

يلتزم المنفذ بتسليم نسخة مطور كاملة تشمل:

• ملف Excel الرئيسي (Master File)

• جميع ملفات العقود

• ملف Power BI بصيغة PBIX

• نموذج البيانات (Data Model)

• استعلامات Power Query

• المقاييس (Measures)

• علاقات الجداول (Relationships)

• دليل الحقول (Data Dictionary)

ملاحظة هامة: بيئة التنفيذ والتسليم

سيتم تزويد المنفذ برابط مشترك على Microsoft OneDrive لتنفيذ النظام داخله مباشرة، على أن يتم العمل والتطوير والتجربة داخل هذا الرابط دون استخدام ملفات خارجية.

وبعد الانتهاء من التنفيذ والتجربة:

• يتم إلغاء مشاركة الرابط مع المنفذ

• تبقى جميع الملفات ضمن بيئة OneDrive الخاصة بالجهة المالكة

• تحتفظ الجهة المالكة بكامل الصلاحيات على النظام والملفات

• يتم اختبار النظام وتشغيله من داخل الرابط نفسه وليس من نسخ محلية خارجية

ويشمل ذلك:

• ملفات Excel للعقود

• الملف الرئيسي للنظام

• ملفات Power BI المرتبطة بالنظام

• مصادر البيانات المرتبطة عبر OneDrive

وذلك لضمان استمرارية عمل النظام داخل بيئة الجهة المالكة دون الحاجة لإعادة ربط المسارات لاحقًا.

الرباط المطلوب وضع فيه الملفات

https://msajidona-my.shar...

سيتم تزويدكم بكلمة المرور للرابط المشترك لوضع الملفات فيه في حال تم الموافقة على انشاء المطلوب )

يمكن تذويكم لاحقا بالشعار والألوان المطلوبة لتصميم لوحة المؤشرات علىPower BI