تصميم تطبيق لإدارة خروج المدارس

EduKeeper

نظرة عامة على النظام (System Overview)

تطبيق حضور وانصراف الطلاب عباره عن إشتراك سنوي

* التطبيق يجب أن يدعم أكثر من مدرسة ولكل مدرسة ترقيم مختلف في الطلبات

النظام عبارة عن منصة ذكية لإدارة خروج وحضور الطلاب وإذون تأخير أو إذن غياب للطالب أو خروج مبكر، بتربط بين:

• ?‍?‍? ولي الأمر أو المفوضين

• ?‍? المدرسين المساعدين *يتم تحديد عددهم وجدولهم من قبل إدارة المدرسة ممكن يكونو 4 أو 5 أو 10 حتي ويتم تقسيم الطلبات عليهم تلقائيا

• ? الأمن *يتم تحديد عددهم وجدولهم من قبل إدارة المدرسة ممكن يكونو 4 أو 5 أو 10 حتي ويتم تقسيم الطلبات عليهم تلقائيا

•

• ? إدارة المدرسة *أكتر من يوزر

من خلال:

• ? 2 Mobile Apps (Android & iOS)

• ? نظام داخلي Web مبني على Oracle APEX

• ? API Layer للتكامل بين الموبايل والسيستم

2️⃣ الهدف من النظام (Objectives)

• تنظيم عملية خروج الطلاب بدون زحمة أو فوضى

• تقليل المخاطر الأمنية أثناء التسليم

• توثيق كامل لكل خطوة (Tracking & Audit Trail)

• تسهيل التواصل بين ولي الأمر والمدرسة

• ضمان هوية المستلم الحقيقي للطالب

الخطوة الأولي Web admin

من منصة نور يتم تحميل كل بيانات الطلاب بصيغة Excel

كل طالب ورقم هويتة والصف والفصل

إضافة بيانات المدرسة (الإسم والعنوان )

يتم رفعها علي Web مع إضافة صورة للطالب و بيانات ولي الأمر (رقم الهوية –الهاتف )

يتم رفع إكسيل شيت ب قائمة المعلمين والأمن في المدرسة ويتم عمل يوزر +باسورد لكل معلم وأمن والتطبيق يطلب تغير الباسورد إجباريا لما المعلم يسجل دخول

صفحة لجدول المدرسين المساعدين يتم تحديثها إسبوعيا من المدرسة

صفحة للتقارير أجازات –إذون التأخير –إذن إنصراف –الحضور

صفحة لإرسال الإشعارات لكل أولياء الأمور أو لولي أمر واحد فقط

*إشعار خروج مبكر للطلبة في حالة الطقس السئ ويتربط بيها وقت إستلام طلبات الخروج

الخطوة الثانية ولي الأمر App

كل ولي أمر لازم يدخل برقم( الهاتف والهوية )المسجلة لدي المدرسة

والأم تكون مفوض دائم.

تسجيل الدخول يكون ب إسم ولي الأمر والهوية ورقم الهاتف المسجلة لدي المدرسة مسبقا

نظام الأمان OTP SMS Bulk

مجرد ما تم التسجيل إذا كانت المدرسة مسجلة رقم هويتة ورقم الهاتف سيظهرله الطالب

وإذا لم يكن مسجل يظهرله صفحة لايوجد لديك طلاب

صفحات ولي الأمر

الصفحة الرئيسية – ويكون فيها أي إشعار جاي من المدرسة لأولياء الأمور

(وزر طلب الخروج)

صفحات جانبية

المفوضين

مفوض دائم مثل الأم

مفوض في يوم واحد إضطراري

مفوض من تاريخ الي تاريخ *سائق أو مربية

ويتم إدخال بيانات المفوض برقم الهاتف والهوية

وعند تسجيل دخوله لايظهرله بيانات الا إذا رقم هاتفه والهوية مسجلين ك مفوض

الإذون *غير مرتبطه بميعاد خروج المدرسة

إذن تأخير الطالب

إذن أجازة مرضية

إذن إنصراف مبكر للطالب

المعلمين

الشاشة الرئيسية وهي شاشة الطلبات

بيجيله عليها طلبات من التطبيق وقت الخروج

4 طلبات بحد أقصي في المرة الواحدة

صفحة لتسجيل الحضور

تكون مقسمة الي صفوف وفصول

المدرس يدخل الفصل يعرف مين أجازة يعمل تحديد للكل ويشيل فقط اللي أجازة

مع إمكانية تعديل الحضور في حالة التأخير

المفوضين تكون مثل ولي الأمر

3️⃣ سيناريو خروج الطالب (Student Exit Workflow)..

البيانات مسجله في الإدارة – تم تسجيل دخول أولياء الأمور وتم تعيين مفوضين

? الخطوة 1: طلب خروج الطالب

سيتم فتح إمكانية إستقبال طلبات علي التطبيق من الساعة 11:30

ولن يتم بدء توزيع الطلبات علي المدرسين المساعدين الا عند ضغط الإدارة علي زر بدء عملية الخروج

• ولي الأمر يفتح تطبيق الموبايل

• عند وصوله لمسافة ≈ 100 متر من المدرسة (Geofencing)

• يظهر له زر "طلب خروج طالب"

• يضغط علي الزر

• الطلب يتحول الي تم إستلام الطلب رقمك 001

 يجي لولي الأمر الوقت المتوقع لإستلام الطالب ويبين هو في أنهي مرحله الأن عن طريق حسبة لعدد الطلبات المتاحه من قبلة

المرحلة الأولي تم إستلام الطلب

المرحلة الثانية بدء خروج الطلاب

المرحلة الثالثة البحث عن الطالب

المرحلة الرابعة الطالب عند الأمن

المرحلة الخامسة تأكيد إستلام الطالب

? الخطوة 2: توزيع الطلب على المدرسين

• الطلب يوصل تلقائيًا لـ قائمة المدرسين المساعدين المتناوبين المدرسة اللي بتحدد عددها يعني نسيبها مفتوحه

بتكون عباره عن جدول إسبوعي المدرسة لازم تحدثة إسبوعيا

• يتم تحويل الطلب الي بدء خروج الطلاب

• كل مدرس * يجيلة 4 طلبات تلقائيا ميشوفش كل الطلبات عباره عن إسم الطالب وصورته وهويتة وبيانات عنه مثل الفصل والصف

• يتم تحويل الطلب الي البحث عن الطالب

• أول مدرس يضغط "تسليم للأمن" → الطلب يُقفل عليه

مدة الطلب اذا لم يتم الموافقة عليه 2دقيقة يتحول الي مدرس أخر وكل دا يظهر في التقارير

بعد 30 ثانية تنبية بعد دقيقة يتحول لمدرس أخر ويبعت إشعار للإدارة بالعملية دي عشان لو فيه تقصير من المدرس

? الخطوة 3: استلام الطالب من غرفة الإنتظار

• المدرس:

o يتوجه الي غرفة الإنتظار (الجاردن)

o يؤكد تسليم الطلب للأمن عن طريق الضغط علي زر

• النظام يسجل:

o الوقت

o اسم المدرس

o الفصل

? الخطوة 4: تسليم الطالب للأمن

• المدرس يسلم الطالب عند البوابة

• الأمن:

• يتحول الطلب الي تم التسليم للأمن

o يجيله 10 طلبات مثلا وعند خروج الطالب يضغط علي زر وهكذا

? الخطوة 5: تسليم الطالب لولي الأمر

• ولي الأمر (أو المفوض):

o يؤكد الاستلام من خلال التطبيق

o أو عن طريق كود / QR / كود يكون إختياري يكون موجود لكن مش ضروري

• الطلب يتحول لحالة "تم التسليم"

• في حالة لم يتم تأكيد إستلام ولي الأمر

عند خروج ولي الأمر من مسافة ال 100 متر يظهرله إشعار إنه سيتم تأكيد الإستلام تلقائيا في خلال 30 ثانية

4️⃣ تتبع الطلب (Request Tracking)

كل طلب بيكون له Timeline واضح:

1. إنشاء الطلب

2. استلام المدرس

3. خروج الطالب

4. تسليم للأمن

5. تسليم لولي الأمر

6. تأكيد الاستلام

? مع تسجيل:

• التاريخ والوقت

• المستخدم

• الموقع (اختياري)

• ملاحظات

تقييم كل عملية خروج ك وقت تنفيذ

عدد الأخطاء

التحقق الأمني (Security & Verification)

? حد أدنى وسيلتين تحقق:

• OTP على موبايل ولي الأمر

• GPS Location (داخل النطاق)

• QR Code أو PIN

• مطابقة بيانات المفوض

? اقتراح:

• Multi-factor verification حسب سياسة المدرسة

7️⃣ الإبلاغ عن الغياب أو التأخير أو أجازة مرضية

من تطبيق ولي الأمر:

• ? إبلاغ بعدم الحضور

• ⏰ إبلاغ عن تأخير (مثلاً ساعتين)

• السبب (اختياري)

• يظهر لإدارة المدرسة تلقائيًا

عدم السماح ب مرفقات مؤقتا

تأكيد الحضور اليومي للطلاب

المعلمين المتناوبين هيظهرلهم كل طلاب المدرسه عباره عن صفوف وفصول وداخل كل فصل أسماء وصور كل الطلاب

تؤكد حضور الطلاب يوميًا عن طريق SELECT ALL

مع إمكانية تعديل السجل إذا كان الطالب متأخر

وإذا كان هناك طلب مسبق بأجازة أو تأخير يسجل بجانب الطالب تلقائيا

• إمكانية:

o حضور

o غياب

o تأخير

• تقارير يومية وشهرية

9️⃣ التطبيقات (Mobile Applications)

? تطبيق ولي الأمر\ المفوضين

• طلب خروج

• تتبع الطلب

• التفويض

• الغياب / التأخير

• الإشعارات (Push Notifications)

? تطبيق المدرس / الأمن

• استقبال الطلبات

• استلام وتسليم

• تحديث حالة الطلب

• سجل العمليات

النظام الداخلي (Oracle APEX)

وظائف الإدارة:

• إدارة الطلاب وأولياء الأمور

• إدارة المدرسين والأمن

• ضبط سياسات الخروج

• التقارير والإحصائيات

• Audit Logs

1️⃣1️⃣ البنية التقنية (Technical Architecture)

• ? Database: Oracle

? Backend / API: RESTful API ? Admin Panel: Oracle APEX? Mobile Apps: Android & iOS

• Week Phase Key Activities Main Deliverables

Week 1 Initiation & Requirements Kickoff meeting, requirements gathering, scope finalization Approved requirements & scope

Week 2 Design System architecture, DB design, UI/UX design Approved architecture & designs

Week 3 Backend Development Oracle DB setup, core APIs, authentication Backend services & database

Week 4 Admin System (APEX) Admin dashboards, users & roles, system integration Functional APEX admin system

Week 5 Mobile Apps – Core Parent app & Teacher/Security app core features Mobile apps (beta version)

Week 6 Integration & Security API integration, geofencing, OTP / QR validation Integrated & secure apps

Week 7 Testing & QA Functional & security testing, bug fixing Stable tested system

Week 8 UAT & Go-Live User testing, training, production deployment Live system & handover

Total Duration: 8 Weeks (Approximately 2 Months)

Infrastructure & Budget Overview

1. Hardware Specifications

These specifications ensure the environment has the necessary compute and storage to handle your application's workload.

• Processor: 8-Core CPU (High-performance multi-threading)

• Memory: 24 GB RAM

• Storage: 400 GB HDD (High-capacity storage)

• Operating System: Windows Server 2024

المقارنة بين السيرفر هذا والسيرفر في اللينك المرفق

• https://contabo.com/en/

2. Annual Recurring Costs

This section covers the essential licensing and hosting fees required to keep the mobile apps live and the server operational.

Item Description Annual Cost

Google Play Store Developer account fee for Android distribution $25

Apple App Store Developer Program membership for iOS distribution $100

Server Hosting infrastructure overhead $600

Total Annual Budget $725