تصميم واجهة متكامله لمؤسسة في برنامج notion

? وصف متكامل لتصميم نظام Notion احترافي لشركة Marketing Agency

اريد تصميم وبناء Workspace متكامل على منصة Notion مخصص لوكالة التسويق، صُمم بعناية ليجمع كل عمليات الوكالة في مكان واحد:

إدارة المشاريع – المحتوى – CRM – العملاء – المهام – المالية – التقارير – أداء الفريق – التذكيرات – الأتمتة.

النظام يحول الوكالة من فوضى البرامج المتعددة إلى نظام واحد واضح، سهل، ومرن.

? 1) لوحة المشاريع – Project Management System

مخصصة للتسويق الرقمي بأنواعه:

إعلانات – إدارة حسابات – محتوى – حملات – إنتاج – تصوير – UGC – خطط استراتيجية – مواقع – صفحات هبوط.

خصائص اللوحة:

بطاقة مشروع لكل عميل تتضمن:

نوع المشروع

نطاق العمل (Scope)

أهداف الحملة

مدة العقد

الباكدج المطلوبة

الفريق المسؤول

تقدم المشروع (Progress Indicator)

حالة المشروع (Active – On Hold – Done)

داخل كل مشروع:

خطة المشروع

الجدول الزمني Timeline

قائمة التسليمات Deliverables

المهام اليومية

الملفات والروابط

تقارير الأداء الخاصة بالمشروع

كل المحتوى المرتبط به

دعم كامل للـ Gantt Chart + Calendar View

? 2) لوحة CRM – إدارة العملاء وتتبّع المبيعات

نظام CRM شامل لإدارة العملاء المحتملين والحاليين:

يشمل:

معلومات العميل

مصدر العميل (Ads – Referral – Organic – Website)

مستوى الحرارة (Hot, Warm, Cold)

تاريخ التواصل

العروض المرسلة

حالات الإغلاق

العقود

متابعة المدفوعات المتأخرة

ربط العميل مباشرة بمشاريعه وفواتيره

Pipeline كامل

Lead مكتشف

تواصل

اجتماع

عرض سعر

Follow up

Closed

Lost

? 3) لوحة المحتوى – Content Production System

نظام كامل لإدارة المحتوى لجميع العملاء.

يشمل:

Content Calendar شهري

Reels / Posts / Stories / Ads

Copywriting + Scripts

جدول الأفكار

Approval System للمحتوى

تحديد المصور/المصمم/المونتاج/كاتب المحتوى

حالة كل قطعة محتوى:

كتابة

تصميم

مونتاج

مراجعة

موافقة

مجدول

منشور

صفحة مخصصة لكل عميل تحتوي:

استراتيجية المحتوى

عدد البوستات الشهرية

التقارير الشهرية

مكتبة مواد جاهزة

? 4) لوحة إدارة المهام – Tasks & Operations

تنظيم العمل اليومي للوكالة.

يشمل:

مهام الفريق اليومية

مهام أسبوعية لكل عميل

مهام شهرية للمشاريع الكبيرة

تعيين المهام

مستوى الأولوية (High – Medium – Low)

تاريخ التسليم

حالة التنفيذ

المرفقات

تعليقات الفريق

صفحات خاصة:

“مهامي اليوم” لكل موظف

“المهام التي تأخرت”

“المهام حسب العميل”

“المهام حسب الموظف”

? 5) لوحة المالية – Finance Dashboard

نظام محاسبي مبسط ومتكامل.

يشمل:

الإيرادات الشهرية

المصروفات

الفواتير الصادرة

الفواتير غير المسددة

المدفوعات المتأخرة

الربحية لكل عميل

الربحية لكل خدمة (Content / Ads / Website / UGC)

داخل كل فاتورة:

تفاصيل الخدمة

المبلغ

تاريخ الإصدار

تاريخ الاستحقاق

ارتباط مباشر بالعميل والمشروع

لوحة عرض (Dashboard):

إجمالي أرباح الشهر

إجمالي مصروفات الشهر

أفضل عميل

أكثر خدمة مربحة

إنذارات التذكير بالمدفوعات

? 6) لوحة الموظفين – HR & Performance Monitoring

لكل عضو في فريق الوكالة.

تشمل:

بيانات الموظف

الدور الوظيفي

المهام الموكلة إليه

المشاريع التي يعمل عليها

عدد التسليمات

سرعة الإنجاز

عدد المهام المتأخرة

تقييم شهري

مكافآت + عمولات إن وجدت

الحضور والإجازات

مخرج مهم:

تقارير أداء شهرية جاهزة

تقييم الفريق كاملاً

? 7) لوحة التقارير والـ KPIs

لوحة مركزية للمدير تعرض أداء الوكالة بالكامل.

البيانات تشمل:

عدد العملاء الجدد

Pipeline المبيعات

نسبة الإغلاق

عدد المشاريع النشطة

نسبة إنجاز المهام

عدد المحتويات المنشورة

أداء الإعلانات (ROAS – CPC – CPM)

أعلى عميل دخل

تقارير مالية شهرية

مقارنة الربع الحالي بالربع السابق

? 8) الأتمتة – Automations

نضيف عمليات ذكية تجعل Notion يعمل بدلًا عنك:

تذكير بالمدفوعات المتأخرة

تذكير بالمهام التي لم تُنجز

تحديث حالة العميل داخل CRM تلقائيًا

نقل المحتوى من مرحلة لمرحلة أوتوماتيك

تنبيه المدير عند تأخر المشروع

إنشاء تقرير شهري تلقائيًا لكل عميل

إشعارات Slack / WhatsApp حسب رغبة العميل

? مميزات النظام

كل بيانات الوكالة في مكان واحد

يقلل الأخطاء والتأخير

يسهل إدارة 10–50 عميل بدون فوضى

سهولة تتبع أداء الفريق

سهولة معرفة دخل كل عميل

✨ الخلاصة المختصرة

محتاج نظام Notion كامل لوكالة التسويق الخاصة بي: CRM، محتوى، مهام، مشاريع، مالية، فريق، تقارير… كل شيء في Workspace واحد، مصمم بحيث أدير الوكاله بالكامل.