برنامج خدمات حكومية في السعودية

**1. ملخص المشروع وأهدافه:**

تطوير نظام إلكتروني متكامل (يعمل كتطبيق مكتبي وعلى الويب) لإدارة ومتابعة جميع المعاملات والخدمات الحكومية للعملاء من شركات ومؤسسات وأفراد في المملكة العربية السعودية. يهدف النظام إلى رفع الكفاءة التشغيلية، تنظيم الملفات، أتمتة المهام، وضمان عدم انتهاء التراخيص والوثائق من خلال نظام تنبيهات ذكي.

**2. المستخدمون وصلاحياتهم:**

سيتم تصميم النظام ليدعم فئات مختلفة من المستخدمين بصلاحيات محددة لضمان أمن البيانات وسلاسة سير العمل:

* **مدير النظام (أدمِن - عدد 2):**

* صلاحيات كاملة على النظام.

* إضافة وتعديل وحذف حسابات الموظفين (مدخلي البيانات).

* توزيع العملاء والمهام على الموظفين.

* الوصول إلى جميع التقارير والسجلات.

* تخصيص إعدادات النظام (مثل فترات التنبيه).

* مراقبة نشاط الموظفين بشكل كامل.

* **مدخل بيانات (موظف - عدد 10):**

* الوصول فقط إلى ملفات العملاء المسندة إليه.

* إضافة وتحديث بيانات العملاء وملفاتهم (الوثائق، التواريخ، إلخ).

* تسجيل المهام المنجزة وتحديث حالتها.

* عرض التنبيهات الخاصة بملفاته فقط.

* لا يمكنه حذف أي ملف أو عميل، فقط التعديل والإضافة.

**3. الميزات والوظائف الأساسية:**

**أ. إدارة ملفات العملاء:**

* **ملف تعريفي شامل:** لكل عميل (شركة، مؤسسة، فرد) ملف خاص به.

* **قاعدة بيانات مركزية:** لتخزين بيانات العملاء مثل:

* الاسم، رقم الهوية/السجل التجاري، العنوان، معلومات الاتصال.

* **أرشفة إلكترونية للوثائق:**

* رفع وتخزين صور عالية الجودة لجميع الوثائق والمستندات الرسمية (السجل التجاري، رخص البلدية، شهادات الدفاع المدني، شهادات الزكاة والدخل، اشتراكات الغرفة التجارية، إلخ).

* تصنيف الوثائق داخل ملف العميل لسهولة الوصول.

**ب. إدارة بيانات الموظفين التابعين للعميل:**

* إنشاء قسم خاص داخل ملف كل شركة لإدارة بيانات موظفيها.

* تسجيل بيانات كل موظف (الاسم، رقم الهوية/الإقامة، المهنة، تاريخ انتهاء الهوية/الإقامة).

**ج. نظام التنبيهات والمواعيد النهائية الذكي:**

* **محور النظام الأساسي:** خانة مخصصة لكل وثيقة أو مستند لتسجيل تاريخ الانتهاء.

* **نظام تنبيهات آلي:** يقوم النظام بإرسال تنبيهات تلقائية للموظف المسؤول ومدير النظام قبل انتهاء أي وثيقة (هوية، إقامة، رخصة، اشتراك، إلخ).

* **تنبيهات قابلة للتخصيص:** يمكن لمدير النظام تحديد فترات التنبيه (مثلاً: قبل 90، 60، 30، 15، 7 أيام) حسب أهمية الوثيقة.

* **لوحة تحكم للتنبيهات:** شاشة رئيسية تعرض جميع التنبيهات القادمة مع عد تنازلي بصري (أخضر، أصفر، أحمر) حسب قرب موعد الانتهاء.

**د. إدارة المهام وتوزيعها:**

* **نظام تذاكر للمهام:** يمكن لمدير النظام إنشاء مهمة جديدة (مثل "تجديد رخصة بلدية لشركة س") وإسنادها لموظف معين.

* **تتبع حالة المهمة:** يمكن للموظف تحديث حالة المهمة (جديدة، قيد التنفيذ، مكتملة، معلقة) وتسجيل الملاحظات والتكاليف المرتبطة بها.

* **سجل الإنجاز:** يحتفظ النظام بسجل تاريخي لجميع المهام المنجزة لكل عميل ولكل موظف.

**هـ. مراقبة أداء الموظفين:**

* **سجل الدخول والخروج:** تسجيل دقيق لوقت دخول كل موظف إلى النظام ووقت خروجه.

* **عداد النقرات (تتبع النشاط):** تسجيل عدد الإجراءات (النقرات، حفظ البيانات، رفع الملفات) التي يقوم بها الموظف خلال فترة زمنية معينة لضمان عدم ترك البرنامج مفتوحًا دون عمل.

* **سجل تدقيق (Audit Trail):** تسجيل من قام بأي تعديل على أي معلومة في النظام، ومتى تم ذلك. هذه الميزة ضرورية للمساءلة والأمن.

**4. ميزات إضافية مقترحة لتعزيز قيمة النظام:**

* **لوحة تحكم (Dashboard) تفاعلية:** شاشة رئيسية تعرض لمدير النظام ملخصاً بصرياً لأهم المؤشرات: عدد المهام المنجزة اليوم، عدد التنبيهات النشطة، أداء الموظفين، والعملاء الجدد.

* **نظام تقارير متقدم:**

* إمكانية استخراج تقارير مخصصة (مثلاً: تقرير بجميع الرخص التي ستنتهي خلال الربع القادم، تقرير إنجاز لكل موظف، تقرير مالي للمهام المنجزة).

* تصدير التقارير بصيغة PDF أو Excel.

* **وحدة إدارة مالية مبسطة:**

* تسجيل الرسوم الحكومية المدفوعة لكل معاملة.

* إصدار فواتير للعملاء بناءً على الخدمات المقدمة.

* **تطبيق جوال:** نسخة مبسطة من النظام على الجوال للمدراء لمتابعة العمل والتنبيهات الهامة أثناء التنقل.

**5. المتطلبات التقنية وغير الوظيفية:**

* **بيئة التشغيل:**

* **نظام داخلي (On-Premise):** نسخة تعمل على الشبكة الداخلية للشركة.

* **نظام سحابي (Online):** نسخة تعمل عبر الإنترنت يمكن الوصول إليها من أي مكان.

* **الأمان:**

* تشفير البيانات الحساسة.

* نظام نسخ احتياطي آلي وقوي لمنع فقدان البيانات.

* صلاحيات دخول محددة بدقة لكل مستخدم.

* **الأداء:** سرعة استجابة عالية للنظام حتى مع زيادة حجم البيانات.

* **قابلية التوسع (Scalability):** تصميم النظام ليتمكن من استيعاب عدد أكبر من المستخدمين والعملاء في المستقبل دون مشاكل.