تنظيم حفلات الزفاف

يقصد بتنظيم حفلات الزفاف التحضير المسبق والمدروس لكل فعاليات الحفل وتأمين لوازمه وإعداد خطة الحفل ليكون ساحراً وإيجاد حلول للمستجدات المفاجِئة، ويمكن تقديم الكثير من المساعدة والاستشارة عبر الإنترنت في هذا المجال مما يوفر الدعم النفسي للعروسين ويطمئنهم بتنفيذ حفل متكامل دون أن يتكبدا عناء الإرهاق الجسدي والنفسي لتنظيمه والانشغال بتفاصيله.

يعد تنظيم حفل الزفاف مهمة غير سهلة وتحتاج إلى الكثير من الانتباه والتخطيط والخبرة إذ يصعب على العروسين أو أحدهما القيام بها دون الاستعانة بمنظم حفلات محترف، وتأتي أهمية دوره في تنفيذ عدد من النقاط معاً ومنها:

• استقصاء رأي العروسين وتصورهما ورغباتهما لحفل زواجهما والنقاش حول بعض الخيارات الممكنة فيه.
• تحقيق رؤية العروسين بسهولة وسرعة لا يمكن الوصول إليها دون خبرة سابقة في مجال تنظيم الحفلات.
• وضع خطة مدروسة لتنظيم حفل الزفاف تتناسب مع الوقت المتاح والتكلفة المرصودة.
• اقتراح بعض الإضافات الابتكارية مثل إدخال فقرات من ثقافات أخرى تجعل الحفل جذاباً وساحراً وغير تقليدي وبما يضفي لمسة محببة إليه أو توفير خدمات أخرى ترفيهية ضمن الحفل.
• اختيار بعض الهدايا واقتراح المفاجآت.
• توفير التكاليف عبر توزيعها وفق ما يلائم أهميتها والاتفاق عن بعد مع موردي مستلزمات الحفلات لتكون من نوعيات أفضل وأقل تكلفة.
• اعتماد الخطة الأساسية للحفل وإضافة الخطط الفرعية الملحقة به مثل إقامة حفل لرسم الحنة والتحضيرات في صالون التجميل والانطلاق من منزل العروس وتنظيم زفة العروسين وتجهيز السيارات المناسبة لنقل العروسين إلى قاعة الحفل وتأمين حجز الفندق أو المنتجع لشهر العسل وغير ذلك.

يمكنك إضافة مشروعك بعدة خطوات سهلة تابعها كالآتي:

• ادخل إلى حسابك على مستقل ومن الصفحة الرئيسية انتقل إلى صفحة إضافة المشاريع عبر الضغط على زر أضف مشروع.
• اكتب عنواناً مختصراً للمشروع ليعبر عما تحتاجه مثل:
  • أريد منظم حفلات زفاف لترتيب حفل يضم 500 شخص.
  • أحتاج منظم حفلات زواج خبير بإقامة حفلات في مزرعة.
  • مطلوب مختص بترتيب الحفلات لتنظيم حفل زفافي.
• اختر أحد الخيارين لإدخال معلومات مشروعك إما بالطريقة اليدوية بملئها بنفسك أو بالاستعانة بنموذج جاهز معدّ خصيصاً لمشاريع تنظيم حفلات الزفاف.
• اشرح في وصف المشروع كل التفاصيل التي ترغب من منظم الحفلات الإعداد لها وحدد المهام المطلوب إنجازها مثل:
  • مكان الحفل إما في قاعة مغلقة أو في الهواء الطلق أو مطعم أو غير ذلك.
  • نمط الحفل: مودرن أو كلاسيكي أو بسيط.
  • حجم الحفل وعدد المدعوين.
  • مدة الحفل.
  • الأجزاء التي ترغب بتضمينها الحفل.
  • الفقرات التي تحلم بتميزها.
  • الأغاني ونوعها وطبيعتها.
  • وجبات الطعام أو الكيك وغير ذلك.
• اختر المهارات التي ترى ضرورة توفرها لدى منظم الحفلات ليكون مناسباً للتقدم بعرض على مشروعك مثل تنظيم حفلات الزفاف وخطة عمل وإدارة الوقت وتصميم دعوات وغيرها.
• الميزانية المتوقعة: اجعلها منطقية مقابل العمل المراد إنجازه وهي بالدولار.
• مدة التسليم: حددها بعدد الأيام التي ترغب باستلام كل العمل المطلوب بعد مرورها.
• الإعدادات المتقدمة: تتيح لك طرح عدد من الأسئلة على المستقلين عند تقديم عروضهم على مشروعك فيمكنك صياغة هذه الاستفسارات وفق ما تراه يساعدك على المفاضلة بين خبرات منظمي الحفلات.
• انشر مشروعك أو احفظ بياناته كمسودة لاستكمالها في وقت لاحق.

تابع العروض المقدمة على مشروعك واحداً تلو الآخر واقرأ تفاصيل كل عرض والميزانية المقترحة لتنفيذ الأعمال المتضمنة فيه ومدة إنجازها ويمكنك انتقاء أفضل العروض بعد الاطلاع على الملفات الشخصية للعارضين وفق عدة نقاط كالآتي:

• نبذة عني: فقرة قصيرة كتبها المستقل لشرح أفكاره ومهاراته ومواهبه الفنية والإبداعية في مجال تنظيم حفلات الزفاف.
• معرض الأعمال: تتضمن بعض الصور ومقاطع الفيديو وغير ذلك مما أنجزه المستقل في مجال تنظيم الحفلات ويساعدك الاطلاع عليها في تقدير قدراته ومستوى مهاراته.
• التقييمات: تضم آراء بعض أصحاب المشاريع السابقين على مستقل والذين وظفوا منظم الحفلات في مشاريعهم وبعد استكمال إنجازها كتبوا تقييمهم لعمله وكفاءته وحسن تعامله والتزامه بوقت التسليم.

كما يمكنك التواصل مع منظم الحفلات الذي لفت نظرك عرضه عبر الدردشة الكتابية والرسائل الصوتية على مستقل للنقاش معه على نقاط تفصيلية تخص الحفل وموافاته ببعض الصور التوضيحية التي تستهويك لتكون مشابهة لما تحلم به في حفل زفافك، وبعد استكمال الاتفاق بينكما وظفه لتنفيذ مشروعك وذلك بالموافقة على عرضه.

يتطلب ترتيب حفل الزفاف وضع خطة تتضمن كل أجزاء الحفل مع مراعاة المدة اللازمة لكل منها لضبط الوقت فيكون كافياً ومريحاً ويكون الحفل مثيراً كالآتي:

• اختيار القاعة والتأكد من تناسق أثاثها وسلامة تجهيزاتها الفنية والخدمية مثل أجهزة التكييف ومكبرات الصوت والطاولات وعدد الكراسي والستائر وغيرها.
• حجز قاعة الحفل قبل فترة كافية للتأكد من خلوها في التاريخ المتفق عليه.
• تصميم ديكور المكان والإضاءة فيه وانتقاء الزهور الصناعية والطبيعية.
• حصر عدد ضيوف الحفل سواء من الأهل والمقربين والأصدقاء أو التوسع ليشمل المعارف والجيران والزملاء وغيرهم وترتيبهم في قائمة وفق أهمية حضورهم للتحكم في العدد عند ضرورة تقليص العدد أو زيادته تبعاً للحالات الطارئة.
• تحديد الميزانية المرصودة لإقامة حفل الزواج وتوزيعها على عناصر الحفل وفق أولوية كل منها وتوظيفها لخدمة جمال الحفل ونجاحه.
• اعتماد خطة الإنفاق المبدئية وإضافة النفقات غير المتوقعة.
• تصميم الدعوات إلكترونياً وبما يتيح طباعتها عند الرغبة بذلك وتتضمن أسماء العروسين ومكان الحفل وتاريخه وساعة بدايته والهواتف الخاصة بالتأكيد أو الاعتذار.
• اختيار أصناف الضيافة التي تقدم للمدعوين خلال الحفل وتوفير أدوات الطعام بالكميات الكافية.
• انتقاء شكل وحجم كعكة حفل الزفاف لتكون مصممة خصيصاً لهذا الحفل.
• اختيار فريق التصوير المناسب للصور الفوتوغرافية ومقاطع الفيديو والاتفاق حول المونتاج الملائم لها لاحقاً وتأمين المعدات اللازمة.
• تحديد ساعة الحفل في توقيت يناسب التقاط الصور، ففي الأماكن المفتوحة يراعى إقامة الحفل في إضاءة طبيعية بعيداً عن الشمس المحرقة أو التعرض لهطول المطر.
• اختيار الفرقة الموسيقية أو D.J أو غير ذلك.
• اعتماد تاريخ مميز للحفل يفضل أن يكون في يوم عطلة ليتسنى للمدعوين الحضور في الوقت المحدد وهم في وضع معنوي ملائم للاحتفال والمشاركة في الفرح.
• تحديد مرافقي العروس ومهامهم ولباسهم ليكون موحداً ولافتاً.
• تنظيم رقصة العروسين وإجراء التدريبات اللازمة لها.
• تأمين باقة العروس وزينة سيارات الزفاف والشموع والإكسسوارات الأخرى.
• إجراء بروفة قبل أيام لتطبيق سيناريو الحفل وتجريب الفستان والماكياج وتسريحة الشعر مع اكسسوار رائع لإطلالة عروس ملفتة.

توجد عدة معايير تجعل حفل الزفاف مميزاً ومريحاً مثل:

• إتقان تنظيم الحفل بما يعكس شخصية العروسين وبيئتهما والمستوى الاجتماعي الفعلي لهما يجعل الحفل عفوياً وطبيعياً ومحبوباً لدى كل من يحضره.
• تناسق عدد الضيوف مع حجم المكان المخصص للحفل فالاكتظاظ يعطي شعوراً بالضيق للعروسين وللمدعوين على حد سواء ويجعل حركة طاقم القاعة صعبة أيضاً كما أن الفراغ الزائد في قاعة الحفل يوحي بوهن الروابط الاجتماعية ضمن عائلتي العروسين.
• وضع خطة جلوس الضيوف وتوزعهم في الأماكن المناسبة لكل منهم.
• التنسيق بين كافة عناصر الحفل سواء المعنيون بتنظيم القاعة أو مقدمو البرامج الفنية أو متعهدو تقديم الطعام أو مصور الفيديو وبائعو الزهور وغيرهم.