تصميم نماذج إلكترونية

النماذج الإلكترونية هي نسخ إلكترونية من المستندات الورقية تمنح الشركات والمؤسسات فرصة أفضل لجمع ومعالجة البيانات من خلال واجهة مستخدم أكثر تفاعلًا وذكاء. تستبدل النماذج الإلكترونية المستندات الورقية في مختلف النواحي الإدارية للشركات مثل تصميم الفواتير والعقود والاتفاقيات وطلبات التوظيف وبيانات العاملين والاستبيانات واستطلاعات الرأي وسجلات الرواتب والمستندات الضريبية وغيرها.

• تقليل الأخطاء: ينشئ مصممو النماذج الإلكترونية نماذج ذكية تحوي أوامر لملء الحقول غير المكتملة ومراجعة الأرقام والتواريخ والإجابات حسب المطلوب.
• توفير الوقت: مع تقليل الأخطاء قد لا تحتاج للمراجعة اليدوية للنماذج كما هو الحال مع المستندات الورقية، بجانب أنه يسهل تخزينها واستراجعها في وقت يسير.
• توفير الجهد: بالاستعانة بمساعدين افتراضيين لتصميم النماذج ومراجعتها وتنسيقها حسب المطلوب، بينما تتفرغ لباقي مهام شركتك.
• تقليل مساحة التخزين: لا تشغل النماذج الإلكترونية حيزًا كبيرًا على عكس النماذج الورقية التي تحتاج إلى خزائن وأرفف وصناديق لحفظ السجلات.
• زيادة أمن الملفات: يمكن إضافة مستخدمين محدودين بكلمات المرور لحماية المعلومات الهامة والحساسة، كما يمكن حفظها على الإنترنت فلا يسهل إتلافها أو ضياعها.
• سهولة مشاركتها: في وقت أقل وتكلفة أقل بين أكبر عدد من الأشخاص عبر الإنترنت.

• اختر "أضف مشروع" من القائمة العلوية، وعندما تفتح لك صفحة إضافة المشروع اكتب في خانة العنوان عنوانًا يختصر المهمة المطلوبة.
• صغ وصفًا دقيقًا للمشروع، وهنا يمكنك البحث في النماذج الجاهزة، وإن لم يكن طلبك متوفرًا، فاكتب وصفك للمشروع يدويًا موضحًا ما تتوقعه من مصمم النماذج الإلكترونية، ونوع النماذج المطلوبة والغرض منها، وحبذا لو كان لديك أمثلة للعمل المطلوب.
• وضّح المهارات التي تتوقع أن يتمتع بها مصمم النماذج الإلكترونية حسب نوع النماذج المطلوبة والمهمة المحددة.
• حدد ميزانية مشروعك والمدة الزمنية بحيث تكون مناسبة لحجم العمل، لتحصل على أفضل العروض.
• اطرح أسئلة ليجيب عنها مصممو النماذج الإلكترونية في عروضهم على مشروعك، من خلال خيار "إعدادات متقدمة" اضغط "إضافة سؤال جديد"، ثم اكتب السؤال داخل المستطيل، وحدد ما إذا كان السؤال إجباريًا، يمكنك إضافة خمسة أسئلة على الأكثر.

• اقرأ العروض جيدًا: لتختار الأفضل لا بد من قراءة العروض وتفحص الملفات الشخصية للمستقلين لتتعرف مهاراتهم وتقرأ آراء عملائهم وتتنقّل في معرض أعمالهم عسى أن تجد عملًا مطابقًا لمشروعك.
• اختر المستقل المناسب: وتواصل معه إذا احتجت استيضاح بعض التفاصيل، بعدها وظف المستقل ليبدأ في العمل فورًا. وسواء اخترت مساعدًا افتراضيًا أو مبرمجًا أو مصممًا فتأكد من قدرته على:
  • فهم المطلوب بدقة والسؤال عن تفاصيل العمل.
  • امتلاك المهارات اللازمة لنوع النموذج المطلوب، كالمعرفة ببعض لغات البرمجة مثل جافا سكريبت أو HTML.
  • أن يتواصل معك طوال فترة المشروع ويجيبك عن استفساراتك.
  • تعديل وإصلاح أي مشكلة في النموذج بعد الانتهاء منه والتأكد من أنه يعمل بكفاءة.

اطلب من مساعدك الافتراضي تصميم نماذج إلكترونية لاستبدال المستندات الورقية لتطبيقها على الأقسام المختلفة لشركتك لتسيير المهام الإدارية، مثل:

• الموارد البشرية: مراجعة طلبات التوظيف وتقييم الموظفين ومراجعة البيانات.
• الحسابات: إضافة الفواتير والسجلات الضريبية ومتابعة المصروفات والإيرادات.
• خدمة العملاء: تلقي طلبات وشكاوى العملاء ومعالجتها وقياس رضا العملاء من خلال استطلاعات الرأي.
• التسويق: أتمتة وجدولة المهام الترويجية، وتسجيل الأحداث الخاصة بالشركة.
• الهندسة: نماذج متابعة المشروعات، وطلبات تحسين المنتج.
• التصنيع: نماذج متابعة تدريب الموظفين وطلبات ضمان الجودة وعمليات التفتيش على السلامة.