كتابة الأعمال

كتابة الأعمال أو Business Writing هي نوع من التواصل المهني المستخدم في المنظمات والشركات للتواصل مع الجمهور الداخلي أو الخارجي، وتشمل مواد المبيعات والتسويق والاتصالات مثل رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والتقارير والنشرات الإخبارية وغيرها من أشكال الكتابة التجارية.

تهدف كتابة الأعمال إلى:

• توضيح أو تبرير الإجراءات المتخذة.
• نقل المعلومات وإعداد التقارير.
• التأثير على القارئ لاتخاذ بعض الإجراءات.
• تقديم الأخبار.
• توجيه العمل وتقديم الإرشادات.

تُعد الكتابة التجارية الطريقة الأساسية لإنجاز الأعمال بسهولة ووضوح، وتبرز أهمية كتابة الأعمال في النقاط التالية:

• تساعد الشركة على التواصل مع العملاء والموظفين والشركات الأخرى وتضمن الاتصال التجاري الفعّال.
• التعريف بنشاط الشركة ومنتجاتها وخدماتها التي تميزها عن المنافسين الآخرين.
• تعزز الكفاءة والإنتاجية والابتكار عبر دفع المشاركين في العمليات التجارية لتقديم الأفضل.
• جذب العملاء المحتملين والاحتفاظ بالعملاء الحاليين وبالتالي زيادة نسبة المبيعات.
• تحسين الجودة عبر وضع دلائل الاستخدام والإرشادات للموظفين والعملاء.
• مساعدة أصحاب القرار على حسن اتخاذ القرارات.
• ضمان سلامة الإجراءات المتبعة في العمل والاحتفاظ بسجلات الأعمال.

يتيح لك موقع مستقل إضافة مشروعك بخطوات بسيطة وسريعة، اضغط على زر أضف مشروع من القائمة العلوية ثم أضف المعلومات التالية:

• عنوانًا موجزًا وواضحًا يصف مشروعك بدقة مثل: مطلوب كاتب أعمال لكتابة تقارير دورية لشركة ناشئة.
• المهارات الواجب توافرها في كاتب الأعمال الذي تطلب توظيفه مثل كتابة الأعمال وكتابة التقارير أو كتابة الخطابات.
• تفاصيل المشروع مشروحة بدقة وموزعة على مهام متعددة.
• الشروط المطلوبة في المستقل مثل خبرته العملية ودراسته العلمية.
• الميزانية المتوقعة للمشروع بما يناسب حجمه وعدد مهامه.
• المدة اللازمة لتسليم المشروع مراعيًا أن تكون كافية لإتمام العمل بالجودة المطلوبة.

يتقدم المستقلون بعروضهم على مشروعك المنشور في مستقل وعليك أن تفاضل بينهم وتختار الأنسب منهم، ولضمان اختيارك أفضل كاتب أعمال ننصحك بالتالي:

• اختر العروض الموجزة والمصاغة بأسلوب رصين، وابتعد عن العروض التي تشوبها الأخطاء الإملائية أو النحوية.
• اقرأ النبذة الشخصية لأصحاب العروض السابقة لتتعرف على اختصاصهم العلمي وسنوات خبرتهم ثم ضع قائمة مختصرة بأفضل الملفات الشخصية المتخصصة والخبيرة.
• تابع معرض أعمال المستقل أو اطلب نماذج من كتاباته لتتبين مهاراته في الكتابة وقدرته على شرح الأفكار ودعمها بالحقائق والبيانات.
• ألقِ نظرة على تقييمات أصحاب المشاريع السابقين فهي تعكس مدى جدية المستقل والتزامه بعمله.
• تواصل مع المستقل للاستفسار عن أي معلومات إضافية.
• وظف الآن المستقل الأفضل وتابع سير العمل معه.

تعرّف الكتابة الأكاديمية بأنها أسلوب بحثي يستخدمه الأكاديميون في مجالات اختصاصهم لمناقشة قضية معينة واستنتاج نقاط أوسع ثم كتابة رأيهم. ومن المقارنة بين كلا المفهومين نجد أن أهم الاختلافات بين الكتابة الأكاديمية والتجارية هي:

• الجمهور: يقتصر جمهور الكتابة الأكاديمية على الطلبة أو المعلمين أو المختصين، بينما يشمل جمهور كتابة الأعمال مجموعة متنوعة من القرّاء مثل الموظفين والمشرفين والشركاء والمنافسين.
• الهدف: يهدف المحتوى الأكاديمي لتوضيح مقدار المعرفة المكتسبة ومهارات البحث والاستقصاء والقدرة على تطبيق المفاهيم، بينما تهدف كتابات الأعمال إلى تحقيق غرض محدد مثل جذب العملاء أو توثيق الاجتماعات أو حل المشكلات.
• الموضوع:الموضوع: تقتصر كتابة الأعمال غالبًا على موضوع واحد في مقابل تعدد المواضيع المطروحة في الكتابة الأكاديمية.
• المصادر: تستند الكتابة الأكاديمية إلى البحوث والحقائق العلمية والكتب والمقالات، بينما تستند كتابة الأعمال على المعلومات والإجراءات.
• الرسمية: تعد كتابة الأعمال أقل رسمية من الكتابة الأكاديمية التي تتطلب نموذجًا محددًا في الكتابة وتوزيع الفقرات وطرق الاقتباس والاستشهاد.
• الصياغة: تكتب أوراق الأعمال بوضوح واختصار مقارنة بالمحتوى الأطول والأكثر إسهابًا في الكتابات الأكاديمية.

يحرص كاتب الأعمال المستقل على مراعاة عدد من المبادئ والأسس لإخراج كتاباته بطريقة صحيحة وفعّالة، ومن أهمها:

• وضع الأهداف الأساسية للاتصالات التجارية.
• تحديد الجمهور المتلقي والتركيز على احتياجاته.
• تخصيص المحتوى ليناسب الأهداف والجمهور.
• الوضوح والإيجاز وعدم الخروج عن سياق الموضوع المحدد.
• تقسيم النص إلى فقرات متعددة لتوصيل الأفكار بسرعة إلى القارئ.
• نقل المعلومات بدقة وبوضوح.
• استخدام القوالب والنماذج الصحيحة وتنسيقها بصورة مريحة للعين.
• استخدام أسلوب الخطاب المناسب وغالبًا يُستخدام الأسلوب المباشر وأحيانًا صيغة الغائب أو المبني للمجهول.
• تَجنب المصطلحات الصعبة أو الإفراط في استخدام الاختصارات.
• إدراج دعوة واضحة للمتلقي لاتخاذ إجراء.

يمكن تقسيم كتابة الأعمال بناءً على الهدف المنشود منها إلى الأنواع التالية:

1. التعليمية: توفر التوجيهات للقارئ حول الخطوات المتبعة لإكمال مهمة ما، مثل دليل المستخدم وإرشادات العمل.
2. المعلوماتية: تسجل بيانات العمل وتوثّق الأنشطة المختلفة للشركة، مثل البيانات المالية ووثائق الوظائف الأساسية للأعمال.
3. الإقناعية: تؤثر على القارئ وتدفعه لاتخاذ إجراء الشراء أو طلب الخدمة، ومن أمثلتها المقترحات وخطابات المبيعات.
4. الإجرائية: تبين الإجراءات اليومية للأعمال وتسجل تفاصيل الاتصالات اليومية ومعاملاتها، مثل معلومات الفواتير.
5. التقريرية: توفر معلومات منظمة ودقيقة لصناع القرار داخل الشركة لدعمهم في عملهم وتسهيل اتخاذ قراراتهم، ومنها تقارير الامتثال وتقارير تحليل البيانات.

تقوم الكتابة التجارية الناجحة على إتقان تقديم المعلومات بوضوح للزملاء والعملاء، ومن أبرز الأمثلة الشائعة على كتابات الأعمال:

• البريد الإلكتروني: يرسل داخل الشركة بين الموظفين والمشرفين أو خارجها للعملاء والبائعين، ويتضمن طلبات أو متابعة للأعمال ويتميز بالإيجاز وسرعة التواصل.
• الخطابات: رسائل رسمية أو غير رسمية توجه للمسؤولين أو العملاء، وتتضمن معلومات محددة متعلقة بموضوع معين وفق نموذج معتمد للمراسلة.
• المذكرات: بيانات مختصرة مخصصة لتوزيع المعلومات والتواصل داخل المؤسسة.
• التقارير: معلومات مفصلة مدعومة بالوثائق والبيانات تشرح بإسهاب مواضيع محددة وتستخلص نتائجها.
• الكتيبات: مستندات تحتوى على معلومات أو تعليمات حول قواعد الشركة وسياساتها أو منتجاتها وخدماتها.
• النشرات الصحفية: كتابات مقنعة تُستخدم لمشاركة الإعلانات مع الجمهور الخارجي للترويج للمنظمة أو ردًا على الأخبار.
• خطط العمل: وثيقة رسمية توضح طبيعة عمل الشركة وتستعرض أهدافها وخططها وطرق تحقيق هذه الأهداف، وتغطي عادة مدة زمنية من ثلاث إلى خمس سنوات.
• النشرات الإخبارية: أسلوب غير رسمي لجذب العملاء والتواصل معهم ويمكن أن تتضمن عناصر مرئية لزيادة التفاعل والإقناع.
• المحاضر: وثيقة تحدد جدول الأعمال والموضوعات المطروحة خلال الاجتماعات لتوثيقها وجعلها أكثر كفاءة وإنتاجية.
• المحتوى: نص مكتوب بطريقة تسويقية يتضمن محتوى هادف ومعلومات قيمة، يُكتب بطريقة تناسب الموقع الإلكتروني للشركة أو وسائل التواصل الاجتماعي.

تابع مراحل الكتابة مع المستقل الذي وظفته وراقب الخطوات التالية التي سيمر بها المشروع:

• توضيح الغرض من الكتابة وتحديد الجهة القارئة أو المستهدفة.
• تحديد احتياجات الجمهور وجمع المعلومات المطلوبة لتلبية تلك الاحتياجات.
• اختيار نوع المستند الأمثل لإيصال الفكرة والنموذج المعتمد في كتابته.
• وضع الأفكار الرئيسية للمحتوى على أن تكون محددة ومؤثرة ومختصرة.
• تخصيص المحتوى ليناسب الفئة المستهدفة.
• كتابة المسودة الأولى للمستند وتوزيعها في فقرات قصيرة، واستخدام كلمات قوية وجمل فعّالة.
• تقييم المحتوى ومراجعة صحة المعلومات والتأكد من سهولة فهم محتواه.
• مراجعة الأخطاء اللغوية والإملائية.
• استخدام التخطيط الأنسب لنوع المستند.
• نشر المستند أو إرساله للجهة المعنية به.