تصميم ملف Excel احترافي لإدارة التشغيل اليومي والتكاليف للمشاريع

أرغب في التعاقد مع خبير Excel محترف (خبرة لا تقل عن 5 سنوات) لتصميم ملف واحد متكامل، يقوم بإدارة وتتبع المشاريع التشغيلية (صيانة/نظافة) والعمالة بشكل تفصيلي، مع احتساب التكاليف والوقت الضائع بسبب التنقّل، وتوليد تقارير ولوحات مؤشرات (Dashboards) مطابقة للهوية البصرية للشركة.

A - النطاق الفني المطلوب (Sheets رئيسية داخل ملف واحد):

1) قاعدة بيانات الموظفين

الاسم، الوظيفة (عامل/مشرف)، الراتب الشهري، عدد ساعات العمل الرسمية.

أجر الساعة يحسب تلقائيًا.

القدرة على إضافة/تعديل/حذف موظفين بسهولة.

استيعاب لا يقل عن 1000 موظف.

2) قاعدة بيانات المشاريع

كود المشروع، اسم المشروع، الموقع، نوع الخدمة.

نوع الخدمة: Deep Cleaning / Soft.

المدة المتوقعة لكل نوع خدمة (مثلاً 120 دقيقة للديب، 60 دقيقة للسوفت).

القدرة على إضافة مشاريع جديدة بسهولة.

استيعاب لا يقل عن 150 مشروع.

3) التشغيل اليومي (المشاريع + الحضور)

التاريخ، اسم المشروع، اسم المشرف، العمال المرافقون.

وقت دخول وخروج المشرف والفريق من المشروع.

وقت الانتقال بين المشاريع (من ساعة الخروج للموقع السابق إلى ساعة الوصول للموقع التالي).

الحسابات التلقائية:

مدة العمل داخل المشروع.

إجمالي الوقت الضائع بسبب التنقّل.

تكلفة المشروع من الرواتب.

تكلفة الوقت الضائع (تحسب حسب أجور الساعة).

مقارنة الزمن الفعلي بالزمن المتوقع (حسب نوع الخدمة).

احتساب العمولة: إذا أنجز الفريق في الزمن المتوقع أو أقل → يحتسب حافز.

4) الحضور والانصراف العام

تسجيل حضور/انصراف الموظفين بشكل يومي.

مقارنة إجمالي ساعات حضور الموظف مع ساعات عمله الرسمية لتحديد هل هو Full-time أم لا.

5) Dashboard (الملخص اليومي/الشهري)

عدد المشاريع المنفذة يوميًا.

إجمالي ساعات العمل الفعلية.

إجمالي الوقت الضائع (بالساعات والتكلفة).

إجمالي تكلفة الرواتب اليومية والشهرية.

إجمالي العمولات المصروفة.

مقارنة اليوم مع الأمس، الشهر الحالي مع السابق، والاتجاهات التاريخية.

رسومات بيانية واضحة، قابلة للطباعة مطابقة لهوية الشركة وألوانها.

6) صفحة البحث (Search Page)

إدخال اسم المشروع + التاريخ (أو نطاق).

إخراج تلقائي: اسم المشرف، وقت الحضور والانصراف، أسماء العمال المرافقين، تكلفة المشروع، إجمالي وقت التنقل المرتبط، حالة تحقيق الزمن المتوقع (نعم/لا).

7) صفحة المشرف + التاريخ

إدخال اسم المشرف + تاريخ.

إخراج: جميع المشاريع التي أشرف عليها، العمال المرافقون، ساعاتهم، تكاليفهم، الوقت الضائع المرتبط، حالة العمولة.

زر جاهز لطباعة تقرير المشرف (A4).

B- منطق الوقت الضائع (إلزامي)

يُحسب آليًا من (وقت الوصول للموقع الحالي − وقت مغادرة الموقع السابق).

مجموع هذه الفترات = إجمالي الوقت الضائع اليومي للفريق.

تكلفة الوقت الضائع = (إجمالي زمن الانتقال بالساعات × مجموع أجور الساعة للأفراد الحاضرين أثناء الانتقال).

يظهر كبند منفصل في Dashboard وفي تقارير المشاريع والمشرفين.

C- المخرجات المتوقعة (Outputs)

المدخلات (Inputs) & المخرجات (Outputs)

أسماء الموظفين + الرواتب & أجر الساعة لكل موظف

أسماء المشاريع + نوع الخدمة (Deep/Soft) + المدة المتوقعة & المدة المستهدفة + معايير العمولة

تاريخ + مشروع + مشرف & تفاصيل المشروع (ساعات، عمال، تكاليف)

وقت دخول/خروج الفريق & المدة الفعلية للعمل

وقت مغادرة/وصول بين المشاريع & إجمالي الوقت الضائع + تكلفته

حضور/انصراف الموظفين & تحديد Full-time أو لا

بيانات يومية & ملخص يومي: عدد المشاريع، التكلفة، الوقت الضائع

بيانات شهرية & Dashboard شهري: الإنتاجية، التكاليف، الاتجاهات

اختيار مشرف + تاريخ & تقرير المشرف (A4)

اختيار مشروع + تاريخ & تقرير المشروع بالتفصيل

D - معايير القبول (اختبارات عملية إلزامية):

1- اختبار الوقت الضائع:

السكن 06:00 → مشروع A 06:30 (30 دقيقة).

مغادرة A 07:00 → وصول B 07:15 (15 دقيقة).

مغادرة B 09:00 → وصول C 09:40 (40 دقيقة).

يجب أن يظهر: إجمالي الوقت الضائع = 1:25 ساعة مع تكلفته.

2- اختبار Deep/Soft:

مشروع Deep (متوقع 120 دقيقة)، الفعلي 115 دقيقة → Achieved = نعم + عمولة.

مشروع Soft (متوقع 60 دقيقة)، الفعلي 75 دقيقة → Achieved = لا + بدون عمولة.

3 - اختبار السعة:

إدخال 1000 موظف و150 مشروعًا → يعمل الملف بسلاسة.

4 - اختبار المرونة:

إضافة موظف/مشروع جديدين وربطهما بالتشغيل اليومي دون تعديل صيغ يدويًا.

5 - اختبار البحث والمشرف:

إدخال مشرف أو مشروع + تاريخ → يظهر تقرير كامل بالتفاصيل.

G - التسليمات المطلوبة من المنفّذ:

ملف Excel واحد يعمل بكامل الميزات أعلاه باللغة العربية ولكن صيغة الملف نفسه بالانقليزي.

دليل استخدام PDF مختصر (2–4 صفحات).

جلسة تدريب أونلاين (60–90 دقيقة) لشرح الملف وآلية العمل.

عينة بيانات (3 أيام – 3 مشاريع – فريقين) للتأكد من النتائج قبل التسليم النهائي.

F - شروط إضافية:

خبرة مثبتة لا تقل عن 5 سنوات في Excel (Pivot, Power Query, Dashboards).

القدرة على تصميم الملف بالهوية البصرية للشركة (الألوان، الشعارات، التقارير المطبوعة).

الالتزام بجميع معايير القبول كشرط أساسي للاستلام.

لن يتم استلام المشروع في حال لم تتطابق النتائج مع المواصفات أعلاه.