إعداد تقرير مالي شامل لشركة تجارية متوسطة (QuickBooks + Excel)

تحويل قيود محاسبية خام إلى قوائم مالية معتمدة (قائمة الدخل، الميزانية العمومية، والتدفقات النقدية) مع لوحة تحكم تبرز مؤشرات الأداء الرئيسية، لضمان رؤية مالية واضحة ودعم القرار.

المشكلة قبل التنفيذ

تعدّد دفاتر Excel وتعارض الأرقام بين الأقسام.

تأخر إقفال الشهر لأكثر من 15 يومًا.

صعوبة استخراج مؤشرات مثل هامش الربح ودوران المخزون.

الهدف

توحيد البيانات في نظام سحابي، وإنتاج تقارير دقيقة في غضون 5–7 أيام من نهاية الشهر.

نطاق العمل ودوري

الدور: مشرف مبيعات محاسبة – قيادة الفريق، تصميم التقارير، ومراجعة الجودة.

النطاق: إعداد شجرة حسابات، ترحيل الأرصدة الافتتاحية، ربط المبيعات والمخزون، وإخراج القوائم.

الأدوات والتقنيات

QuickBooks Online / Xero (حسب تفضيل العميل)

Microsoft Excel (Pivot Tables، Power Query، صيغ SUMIFS/XLOOKUP)

ضوابط داخلية (مطابقات البنوك/الموردين/العملاء)

المنهجية والخطوات

اكتشاف المتطلبات: تحديد التقارير المطلوبة وتهيئة شجرة الحسابات.

تجميع وترحيل البيانات: استيراد قيود اليومية، أرصدة العملاء/الموردين، والمخزون الافتتاحي.

تنظيف وتوحيد: توحيد رموز الحسابات والمنتجات ووحدات القياس.

مطابقات شاملة:

مطابقة كشف البنك.

مطابقة أرصدة العملاء والموردين.

مطابقة المخزون (كميات وقيم).

إعداد القوائم المالية: قائمة الدخل، الميزانية العمومية، والتدفقات النقدية غير المباشرة.

لوحة مؤشرات Excel: عرض KPI مثل:

هامش الربح الإجمالي (Gross Margin).

أيام التحصيل (DSO) وأيام السداد (DPO).

دوران المخزون ومعدل نفاد المخزون.

مراجعة الجودة والتسليم: تدقيق داخلي ختامي + دليل استخدام.

المخرجات

ملف PDF يتضمن القوائم المالية ونبذة تحليلية.

ملف Excel تفاعلي بلوحة تحكم ورسوم بيانية.

Checklists للمطابقات البنكية والعملاء/الموردين.

النتائج والأثر (بيانات نموذجية)

تقليص زمن إقفال الشهر من 15 يومًا إلى 7 أيام.

اكتشاف فروقات بنكية بقيمة 1.8% من إجمالي المقبوضات وتصحيحها.

وضوح تسعير المنتجات بعد إظهار هامش الربح لكل خط إنتاج.