تنفيذ نظام لإدارة طلبات إصدار أو تجديد بطاقات الهوية

أحتاج إلى نظام يتم بناؤه ببرمجة الأوراكل أو الأكسيس

والغرض منه هو تقديم طلبات إصدار بطاقات الهوية بالشركة حيث أن العمل الحالي لطلبات إصدار بطاقات الهوية يتم بشكل يدوي من إرسال ملف الطلب عن طريق ملف إكسيل للموظف ومن ثم يقوم الموظف بتعبئته ومن ثم يقوم بطباعته وإرساله إلى مدير الإدارة المعنية للتوقيع عليه ومن ثم يأتي الطلب لقسم السلامة للتوقيع عليه ومن ثم يتم تقديم الطلب لقسم بطاقات الهوية للاطلاع عليه للموافقة عليه أو تعليقه أو رفضه لعدم اكتمال النواقص أو بسبب آخر مثل كتابة رقم الهوية الوطنية أو رقم الإقامة أو رقم جواز السفر بصورة غير صحيحة أو البيانات الأخرى غير مكتوبة بشكل صحيح.

فلذلك أود أن أعمل نظام يختصر لي كل هذه العملية وذلك بدون الحاجة للذهاب إلى مدراء الأقسام أو فريق السلامة للحصول على التواقيع بشكل يدوي بحيث أن يتم رفع الطلب من النظام وإضافة المرفقات المطلوبة وبعد ذلك الطلب يتوجه مباشرة إلى مدير القسم المعني للموافقة عليه وبعد موافقة مدير القسم المعني يرسل الطلب إلى فريق السلامة بشكل مباشر وبعد الحصول على موافقة فريق السلامة يرسل الطلب إلى فريق قسم بطاقات الهوية للاطلاع عليه ومراجعته وإما قبوله والموافقة عليه أو تعليقه مع ضرورة كتابة سبب التعليق لصاحب الطلب مثل (يرجى القيام بالتعديلات المطلوبة) أو (يرجى إرفاق المرفقات المطلوبة) أو رفضه مع ضرورة ذكر سبب الرفض لصاحب الطلب.

سوف أزودك بمثالين لتفهم الصورة بشكل أوضح

المثال الأول (الموظفين المباشرين)

عبد الله الجهني موظف مباشر في الشركة ويعمل في إدارة الأمن الصناعي بالشركة وانتهت بطاقة هويته الحالية ويود تجديدها حتى يتسنى له دخول مكان عمله بكل يسر وسهولة سوف يطلب عبد الله من المساعد الإداري للقسم أن يقوم برفع الطلب وذلك بالدخول على النظام وتعبئة البيانات وبعد أن يتم رفع الطلب مع إضافة المرفقات المطلوبة يتوجه الطلب مباشرة إلى مدير إدارة الموارد البشرية القسم المعني للموافقة على طلبات الموظفين المباشرين بالشركة وبعد أن يقوم مدير إدارة الموارد البشرية بالموافقة على الطلب يتوجه الطلب مباشرة إلى فريق السلامة للموافقة عليه وبعد موافقة فريق السلامة يتوجه الطلب مباشرة إلى فريق قسم بطاقات الهوية للاطلاع عليه ومراجعته وقبوله أو تعليقه أو رفضه.

المرفقات المطلوبة للموظفين المباشرين

السعوديين (بطاقة الهوية الوطنية) فقط.

غير السعوديين (جواز السفر، الإقامة ، تقرير مقيم) فقط.

المثال الثاني (موظفي المقاول)

فيصل الجهني موظف مقاول في شركة سامسونج والشركة تعمل تحت إدارة قسم المشاريع ويود إصدار بطاقة هوية جديدة له سوف يطلب فيصل الجهني من المساعد الإداري لقسم المشاريع الكبرى أن يقوم برفع الطلب وذلك بالدخول على النظام وتعبئة البيانات وبعد أن يتم رفع الطلب مع إضافة المرفقات المطلوبة يتوجه الطلب مباشرة إلى مدير قسم المشاريع القسم المعني للموافقة على طلبات الموظفين المقاولين الذين يندرجون تحت قسم المشاريع وبعد أن يقوم مدير قسم المشاريع بالموافقة على الطلب يتوجه الطلب مباشرة إلى فريق السلامة للموافقة عليه وبعد موافقة فريق السلامة يتوجه الطلب مباشرة إلى فريق قسم بطاقات الهوية للاطلاع عليه ومراجعته وقبوله أو تعليقه أو رفضه.

المرفقات المطلوبة للموظفين المقاولين

السعوديين (بطاقة الهوية الوطنية – التقرير الطبي – العقد – أمر الشراء).

غير السعوديين (الإقامة - تقرير مقيم - التقرير الطبي – وثيقة أجير – العقد – أمر الشراء).

طبعاً أود أن النظام يكون ثنائي اللغة باللغتين العربية والإنجليزية.

أود أن النظام يقوم بإصدار رقم الطلب بشكل أوتوماتيكي في صفحة تقديم الطلب وذلك بمجرد أن يقوم أي موظف له صلاحية تقديم الطلبات بفتح صفحة تقديم طلب جديد أن يكون هذه الرقم هو الرقم المرجعي لمراجعة الطلب المقدم وأيضاً عند طباعة الطلب يجب أن يكون هناك باركود لهذا الرقم المرجعي.

في صفحة تقديم الطلب أود إدراج جميع هذه البيانات وذلك لتعبئتها

زر لتحديد نوع الموظف (موظف مباشر – موظف مقاول)

زر لتحديد نوع البطاقة (جديدة - تجديد - بدل تالف - بدل فاقد)

Name / الاسم

Nationality / الجنسية

ID Number / الرقم الوظيفي

Job Title / المسمى الوظيفي

National ID No./ رقم الهوية

Date & Issue Place / تاريخ ومكان الإصدار

Birth Date / تاريخ الميلاد

Blood Type / فصيلة الدم

Company Name & Tel. / إسم الشركة و عنوانها

وفي نفس صفحة تسجيل الطلب أود منك إضافة هذه المتطلبات الموجودة في الأسفل كمتطلبات داعمة للطلب وأن ترفق مع الطلب بحيث أن الموظف يمكنه رفعها على النظام من خلال أيقونة رفع الملف المحدد

1. وثيقة رسمية لتسجيل الموظفين في نظام (أجير).

2. تقرير مقيم.

3. نسخة من عقد الشركة مع المورد أو البائع.

4. اتفاقية مقاول سارية المفعول مصدقة من الغرفة التجارية.

5. أصل التقرير الطبي (لائق للعمل طبياً) (بشرط أن لا يتجاوز عام كامل من تاريخ صدوره)

6. إرفاق صورة من الهوية الوطنية للسعوديين وجواز السفر / الإقامة للموظفين غير السعوديين.

7. توفير صورة فوتوغرافية حديثة.

أود تصميم واجهة دخول النظام بشكل ممتاز ورائع وأن يكون دخول النظام بواسطة استخدام اسم المستخدم وكلمة المرور والنظام سيكون به العديد من المستخدمين.

أود أن يقوم النظام بإرسال إيميل بشكل تلقائي كإشعار لمدير القسم بمجرد أن يتم رفع الطلب وذلك حتى يتم الموافقة عليه.

وبعد أن يتم قبول الطلب يأتي إشعار على إيميل المسؤول عن الموافقة على حضور الموظف لتوجيه السلامة.

وبعد أن يتم قبول الطلب من فريق السلامة يأتي إشعار للمسؤول في قسم بطاقات الهوية لمراجعة الطلب بشكل نهائي من قبل قسم بطاقات الهوية

وبعد أن يتم قبول الطلب من قبل قسم بطاقات الهوية يمكن للموظف طباعة نموذج الطلب وبه رقم الطلب و باركود.

أود أن يكون واجهة النظام بخلفية احترافية